房地产企业项目文书管理制度.docx
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1、房地产企业项目文书管理制度第1章总则第1条目的为使公司文书管理工作规范化,提高公文处理的效率和公文的质量,特制定本制度。第2条范围界定本制度所指的文书是指业务工作上的往来公文、报告、会议决策、规定、合同书、专利许可证、电报和各种账簿等文件资料。第3条适用范围本制度适用于公司内部所有公文文书的管理工作。第2章文书制作规范第4条文书的制作要领1 .文书内容必须简明扼要,一事一议,语言、措辞力求准确规范。2 .起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,必要时需另附相关材料与文件。3 .必须明确起草文书人的责任,并正确署名。4 .修改请示提案书时,修改者必须认真审阅文书原件,修改后必须署名。第5条文书的
2、署名1 .公司内文书:如果是一般往来文书,只需主管署名:如果是单纯的上报文书或不涉及各部门且内容不重要的文书,只需要部门署名:如果是重要文书,按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名和职务。2 .对外文书:如合同、责任状等重要文书,一律署总经理职务和姓名;如果是总经理委托事项,可由指定责任者署名:除上述规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务和姓名。第6条文书的盖章1 .在文书正本上必须要加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门的印章。2 .如果文书署名者不在,可加盖代理者印章,并加盖具体执行者印章,但在文书存档前必须加盖署名者印章。3 .以部门或
3、公司名义起草的文书,须在旁边加盖有关责任者的印章。第3章文书的收发第7条到达处理到达文书全部由文书主管部门接收,并按下列要求进行处置。1. 一般文书予以启封,并分送各部门。2 .私人信件直接送收信人。3 .分送各部门的文书若有差错,必须立即退回。第8条文书登记各部门在邮寄文书时,发送前必须在“发信登记本”与邮资明细账”上作好登记。第9条特殊文书需要邮寄或专人递交的文书,必须注明发送或接收单位、地址、收件人姓名等内容,必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书,原则上不需封缄。第4章文书的处理第10条普通文书处理1 .部门经理以上级别的主管人员,负责对文书进行审批、答复、批办以及其他必要的处
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