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1、南京物业公司文件档案管理作业规范一、目的：规范公司各种文件档窠的管理，充分发挥其在日常工作中的作用。二、适用范围：适用于公司本部和管理处的文件档案的管理。三、职责：1.公司总经办为公司级文件档案管理的归口部门，负责员工档案的管理。2,公司本部各部门负责部门文件档案的管理。3,各管理处负责的管理的物业的物业管理文件档案。4,总经办是公司各级文件档案管理的监督部门。四、作业规范：1，相关概念(1)文件一一档案的前身，分现行文件”和“历史文件二(2)档案-文件使用后或办理后转化而来。2,公司级文件档案的管理CD文件分类红头文件”:即公司报董事长的请示、报告等。蓝头文件”：即公司下发各基层单位的内部文
2、件。公司下发的其它文件。外来文件a上级部门下发给本公司的文件。b通过各种方式收集的适用于本公司的法律、法规、规范、标准和其它文件资料。基层单位的请示报告等。员工档案(2)管理对红头、蓝头和公司下发的其它文件，在严格核对上报下发数量后，由档案员分类编号、登记并保存原件。外来文件a档案员将收到的外来文件呈送总经理批阅后，分类并编号、登记存档。基层单位的请示报告在按程序处理完毕后，由档案员分类、编号、登记进行管理.员工档案按员工档案管理作业规范操作。(3)查阅查阅红头文件须经总经理批准。查阅蓝头文件须经总经办主任同意。查阅请示报告须由档案员同意。(4保存期限红、蓝头文件和外来文件一般为长期保存文件。
3、层请示报告单一般保存期为2年。C5)销毁红、蓝头文件和外来文件的销毁须经总经理批准，并做好记录。基层请示报告单若需销毁须经总经办主任同意后记录。3,管理处级文件档案(1)文件分类物业档案:从规划到接管验收的全部工程资料及物业构成各个方面资料。业主档案:业主自然情况、费用缴纳情况等资料。管理服务档案：根据物业合同约定进行管理服务的所有资料。其它(2)管理归档:由管理员将取集的资料根据来源、内容、形式进行整理、分类、编号、标识并保存。查阅：文件档窠的查阅须经管理处主任同意，并在查阅记录上签字。复制：外部人员一律不得复制管理档案，本公司人员如工作需要而复印资料，须经管理处主任批准并登记。保存期限：长期保存有关管理处内部管理的资料由管理处专人妥善保存，不许任何人复制、借出。4,公司总经办负责监管各基层单位的文件档案管理工作五、相关表单：文件查阅登记表
