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1、家具公司档案管理制度（一）总则公司档案一律由行政部统一建档管理，整理立卷，并设专人对档案经行管理。（一）档案主要分类1、 行政管理类：分对外和对内发文（发文格式同公文管理制度）；2、 人力管理类：包括职务任免、岗位调迁、培训、招收录用、使用转正、奖罚、工资表等。3、 综合管理类：（1）企业评定：工作计划、总结、报告等；（2）公司设立之章程、协议、公司合并、撤销、变更等工商注册、资质评定；（3）各类与公司经营运作相关的（采购）合同协议、法律文书；（4）外颁证件、资质、书籍等。4、 业务规程与记录：包括业务管理程序、流程、业务信息报表等。5、 开发报批资料包括：项目开发批准文件、规划许可证、用地红
2、线图、土地使用合同，建筑开工许可证等。6、 工程技术资料包括：竣工验收资料和设计施工资料、机电设备资料等。如：地质报告书、沉降观测记录、机电设备资料（包括合格证、说明书、安装、调试报告）、电器原理及接线图、设备保修资料等。7、 与客户有关的资料，如客户档案包括已购房业主的身份资料、户型、面积、房号、联系电话、付款方式等。8、 与企业销售有关的资料。包括：企划案、营销推广纲要、销售策略、销售报表、优惠单等。（三）档案保管所有档案在形成核准后，由指定档案管理人员按执行日期的先后顺序编号，并归类建档存放。档案管理人员进行存放的档案必须是原件，有原始人签字和盖章，复印件或传真件无效。（四）档案借阅管理
3、如公司内部员工借阅行政档案，则需向档案员填写“借阅单”,或登记本人签字，并由部门领导和行政部管理人员同时认可，方可借阅。借阅时限原则上不超过十日。若借阅人仅在档案室阅览档案，则所阅档案仅需行政部经理同意即可，不需要填写“借阅单”但需登记签字。对涉及公司机密档案的借阅仅限经公司经理以上领导允许，其借阅的程序除需填写“借阅单”外或登记签字，还需经总经理批准方可借阅。对于客户档案资料，员工应严格保守客户信息，客服人员定期负责日常管理，未经总经理批准，公司各级员工不得查阅客户资料。公司各级人员有保密客户资料的义务。未经允许，不得私自复印客户资料及将客户资料带出公司，或泄露给公司以外人员。档案借阅者应负
4、责档案的完整和完全，不得私自影印、翻印、不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注、转借等。(五)工程档案类管理1、 工程类档案的管理应遵循档案法、建设工程文件归档整理规范的规定。2、 工程类档案的归档范围：凡是与工程建设有关的重要活动。记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全、整理立卷后归档。3、 工程类文件的种类：依据建设工程的项目名称将工程类档案进行分类归档。在此基础上按照一个项目的建设程序将该项目的工程类文件分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、建设单位文件、竣工验收文件。(1)工程准备阶段文件：包括立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、勘察、测绘设计文件、招
5、标文件、开工审批文件、工程投资估算、工程投资概算、施工预算和设计、建设、施工、监理机构及负责人等内容。(2)监理文件：包括监理规划、监理月报、监理例会纪要、进度、质量、造价控制等方面的监理资料、监理通知、监理总结和与工程有关的监理资料。(3)施工文件：建筑、安装工程、市政基础设施工程施工过程中形成的文件。(4)建设单位文件：建设单位在施工过程中有关工程质量控制、造价控制、进度控制等活动形成的文件。(5)竣工验收文件：包括工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算文件、竣工图总平面布置、建筑图、结构图、给排水图、暖通图、电器图、设备图、消防设备图及资料、电梯图及资料、附属工程各专业竣工图、地下管线综合
6、布置竣工图、建设工程竣工验收证书、建设消防验收合格证、公共配套设施综合验收合格书、供水合同、供电、气协议书、许可证、电梯准用证，以及相关声像、缩微、电子档案等。4、 工程类档案的收集：对于分散于各部门的工程类资料，各部门应按有关规定进行收集，并集中到行政部整理、立卷、归档。（1）归档范围：凡属于本制度第三条所涵盖的文件资料，均在归档范围。（2）归档时间：a、凡已办理完毕的具有保存价值的各种技术资料,均应在形成后移交到行政部进行立卷归档；b、对于某些专门文件，可根据实际情况适当进行日常收集，待一定时间后交与行政部进行归档。（3）归档文件的要求：a、归档的工程文件原则上应为原件。b、工程文件的内容
7、及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。C、工程技术文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，请示与批复、正文与附件必须在一起。d、工程技术文件应采用耐久性强的书写材料,不得使用易褪色的书写材料。e、工程技术文件应字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。f、工程技术中文字材料易用A4纸，图纸宜采用国家标准图幅。g、工程文件图纸一般采用蓝晒图，竣工图应该是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。h、所有竣工图均应加盖竣工图章，并盖于图标栏上方空白处。（4）立卷的要求：A、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的自然联系，便
8、于档案的保管和利用。B、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。C、施工单位文件因其工程结束后会向建设单位移交完整的档案，故在施工过程中应对重要的工程技术资料进行收集。待其工程竣工后，对其移交的竣工资料进行验收，整理并归档。D、立卷归档后，应按一定规律进行排列，以便系统地反映问题，做到查找方便。（5）工程档案类的保密要求A、档案借阅者和保管者要加强保密意识，不得将公司内部机密向外界透漏。B、涉及公司机密的档案不允许借出档案室。如需复制，须经有关领导批准。C、企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件,并退还所借档案后方可调离。档案管理员调离时，应有有关领导监督办理，档案交接后，方可调离。（六）档案的保管和销毁档案保管工作应该做到四不：不散、不乱、不丢、不坏。同时应做好防火、防潮、防晒、防虫等工作，以提高档案的安全性，对损坏档案及时修补。对于超过保管期限的档案，有档案管理员登记造册，经鉴定、待批准后，按规定销毁。文件销毁必须在指定地点进行，由专人监销,严禁将销毁的文件做为他用，或作废纸出售。销毁后，监销人员在销毁注册上签字。
