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1、采购作业控制程序文件编号：HK-QP-09制定部门：采购部版本/版次A/0制订审核批准总页数6发行日期2022-01-05份序号1.目的为了确保供应商持续稳定、适质、适价、适时、适量、适地提供生产所需的物料，确保采购事务的顺利进行，从而保证所采购的产品符合规定，保证相关生产流程的顺畅。2.适用范围适用于生产所需原料、辅料、包装材料的供应商和外发加工商的选择、评价与确认。零星采购时，对进料产品检验或验收。（注：零星采购：购买数量和使用频率较少，且无选定的供应商。）3 .权责3.1 采购3.1.1 会同品质部和生产车间对供应商的开发、评鉴与选择，建立合格供应商档案。3.1.2 物料的采购实施。3.
2、1.3 供应商样品接收及测试追踪。3.1.4 采购资料及文件存档整理。3.2 品质部：物料的质量确认。3.3 仓管：物料保管、收发。3.4 计划：物料的采购申请。4 .采购作业内容4.1 送样条件：4.1.1 凡经了解，评鉴后的合格供应商。4.1.2 为提高质量且价格合理。4.1.3 工艺上要求使用新材料。4.2 样品确认：4.2.1 由采购提取适量样品，执行原材料试用程序。4.2.2 确认合格后签名转交采购保管使用，若确认不合格，则不予使用，若工艺指标有所改进（要提供相关数据），三个月后方可再次申请试用。4.2.3 经样品认可后投入生产的原材料，实行三个月使用观察期，由品质部监控，若在实际生
3、产过程中发现有对成品质量及过程等重大影响者，立即停止使用，如果工艺指标有所改进，可依4.2进行样品重新确认。4.3 采购作业4.3.1 各部门需使用常用原材料由采购统一进行采购，辅助材料由各使用部门申请，填写申购单，经批准后，交采购部门采购。4.3.2 不易储存原材料和出现急需使用的现金采购分别由仓库和使用部门自行申购，交采购部统一进行采购，无需填写订购单。4.3.3 原料类超最低库存量由采购部自行采购，辅助材料类由仓库填写采购申请单，由采购部主管审核，采购按申购单进行采购作业。4.3.4 待申购单批准后，采购员就合格供应商一览表选定供应商（参见采购作业控制程序第5条款）。4.3.5 订购作业
4、：A.依上述规定填妥采购订单，采购订单上须明确注明所订购材料品名、规格、单位、数量及需求日期，特殊要求等，依规定批准后，方可通过各种途径发给供应商。B.批准时不通过，则退回采购，采购重新依4.3的要求作业。4.3.6收料、质量确认与入库：A.收料：由物料仓管人员先收料，放于待验区，根据供应商送货单进行数量验收，同时IQC进行检验，数量和品种不对则通知送货人员处理确认，知会采购部。B.质量确认：由质检人员依产品检验控制程序进行质量检验。C.入库：经IQC人员确认合格后，由仓管人员入合格区，并登记管制，具体作业依仓库管理控制程序执行。D.经检验确认不合格，依不合格品控制程序处理。4.4 采购管理4
5、.4.1 无合格供应商的采购：如遇特殊物料或设备的采购无法找到合格供应商时，采购人员须另觅具潜力的供应商，并要求质管人员依采购作业控制程序第5条款共同进行评鉴,以便采购顺利进行。4.4.2 交期管理：采购人员依物料库存及生产要求，考虑申购及验收时间，取一前置日期与供应商确认适当的交货日期，再以电话或传真方式跟催，以确定交期。4.4.3 交货期变动的控制：于订购单上确认交货期后,若供应商因遭不可抗拒天灾或其它因素导致无法按期交货,经部门主管同意后,采购可与生产车间及供应商三者间共同协商对策,重新拟定交期。4.4.4 任何订购单因过程变更或质量因素等实际的原因须变更或取消时，须由部门主管、总经理批
6、准并通知各相关部门，且要求供应商停止生产及交货。4.4.5 采购应依采购作业控制程序第5条款持续对合格供应商进行定期评鉴与考核。4.5 采购资料管理：采购文件、资料应由采购按文件信息控制程序与记录信息控制程序规定办理。5.供应商管理作业内容5.1 供应商初选采购部根据公司生产所用物料的情况及有关资料信息，经整理分析后，初步确认几个生产能力、管理措施及信誉度较好的供应商。5.2 供应商调查对于初选的供应商，根据实际情况对其进行调查，由采购部客观认真地填写于供方评价表内，必要时采购部作现场调查。5.3 供应商评鉴5.3.1 采购部应收集和掌握供应商的客观证据（如管理体系认证证书、资质证书、企业荣誉
7、、样品、以往进货验证情况等）。5.3.2 对于初步比较后选择的供应商，采购部根据需要确定是否安排供应商送样评估，样品由品质部进行确认，确认结果记录于供方评价表内。5.3.3 供应商的评鉴应基于以下条件：a.主要供应商必须拥有至少两年的同类原材料/产品及服务的经验；b.供应商已导入IS09001管理体系，并获得认证证书；c.必要的产品证书；d.供应商为国内或国际著名企业或机构；e.样品的质量；f.由客户指定。5.3.4 评鉴的结果记录于供方评价表，评鉴合格的供应商经供应商评审会议核准后，列入合格供应商一览表。5.3.5 若评鉴不合格，由采购部通知供应商限期改善，改进后再进行评鉴，如仍不符合要求，
8、则取消其资格。5.4 合格供应商的管理5.4.1 为确保供应商能长期、稳定地提供采购物料，由采购部对已列入合格供应商一览表的供应商所提供的产品和服务质量进行跟踪，实施动态管理，质量和交货期记录于供应商供货情况记录表上，每个季度8日前完成上个季度的供应商评核作业，并汇总于供应商季度评核一览表。5.4.2 评核方法及处理54.2.1采购部为主办部门，质量管理部协助质量评核，物料仓协助交货期、服务评核。5.422评核方法及处理:质量满分40服务价格实力总分评语处理措施满分各10分得分40X批合格率20X准时交货率很满意2090-100优秀优先考虑满意16-1975-90良好正常下单可以接受12-16
9、60-75一般提醒改善并减量难以接受0-120-60不良连续三次者淘汰1.1.3 对评估不合格的供应商通知其限期改进。如无改进状态或整改效果不理想的供应商，取消其合格供应商资格，在合格供应商一览表中除去。1.1.4 对供应商的动态管理，通过进货检验监督跟踪供应商的供货情况。如果同一问题连续发生3次且供应商的纠正措施无效，应在供应商评审会议上提出，由相关人员决定是否取消该供应商。1.1.5 合格供应商一览表由采购部保存，根据实际情况更新。1.1.6 连续超过一年未供货的供应商按本程序5.3条款进行重新评定。1.5 当公司需到供应商处进行采购产品验证时，由采购部组织有关人员进行，事先应与供应商就验证的安排、方法达成协议。1.6 如顾客对供应商提供的原材料要求较高时，可安排顾客对供应商的产品进行验证。顾客的验证不能代替本公司的验证，也不能作为供应商对质量进行了有效控制的证据。6 .使用表单6. 1供方评价表；7. 2合格供应商一览表；8. 3供应商季度评核一览表；9. 4供应商供货情况记录表；10. 申购单；11. 采购订单；7 .相关文件7. 1产品检验控制程序8. 2不合格品控制程序9. 3文件信息控制程序10. 记录信息控制程序附件一：
