工程监理资料归档规定.docx
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1、工程监理资料归档规定1、编制目的建设工程档案管理是工程管理的重要内容。将工程监理过程中所形成的文件(含电子文件)按照有关规定及要求,进行标准化、标准化管理,并实现计算机存储检索、网络运行之功能,更好地为电力工程监理和各项工作效劳,特制定本规定。2、编制依据2.1 GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求2.2 GB50319建设工程监理标准2.3 GB/T50328建设工程文件归档整理标准2.4 DA/T28国家重大建设工程文件归档要求与档案整理标准GB/T18894电子文件归档与管理标准3、适用范围及说明本规定适用于公司所承揽的火力发电厂工程、IlokV以上输变电工程、房屋建筑及市政
2、建设工程所形成的监理资料的整理及归档。本规定只对公司工程监理档案(第6大类)资料的整理和归档进行了规定,不适用于其他类别资料的整理和归档。4、职责4.1 经营部负责将合同文件及时交档案室整理、立卷和归档。4. 2各工程工程监理部负责工程监理归档资料的整理立卷、编目、归档移交。5. 3质量平安部负责工程监理档案的验收、保管、借阅等管理。5、工程监理资料整理、归档要求5部门负责人(总监)应指定专人负责组织工程监理档案的整理立卷、编目、归档移交工作,工程监理档案应在工程达标验收后1个月内向公司质量平安部全部移交。5档案移交时同步移交纸质的监理归档文件总目录120806ToI)一份、卷内目录(附录B)
3、2份(一份在卷内、一份在总目录后)放在总目录后的卷内目录右下角应编写页码,并将页码标注在总目录的备注栏内。5所有纸质归档文件在档案移交时同步归档电子文件或扫描件,具体移交范围按工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表(附录A)执行。纸制文字性归档文件的质量要求归档的工程监理文件应为原件。监理文件的内容及其深度必须符合建设工程监理标准的要求。工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。工程文件载体应采用耐久性强的书写材料,如:碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。归档文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。文字材料幅面
4、尺寸规格宜为A4(297mm210mm)o文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。电子档案的归档要求5电子档案的归档载体形式为光盘。光盘使用公司统一购置的档案专用光盘,刻录、移交均为一式两份,以确保数据平安。5电子档案归档范围包括:a)资料目录。包括监理归档文件总目录电子版)、归档资料电子版目录,格式要求为EXECL格式;归档资料电子版目录(EXECL格式)格式如下:归档资料电子版目录(EXECL格式)柜号档号卷内目录序号责任者案卷(文件)题名025-650-0011XXXXXXXXX注:除“柜号”项不填外,其他工程由监理部填写完整。b)监理筹划文件,包括:监理规划、监理细那么、
5、平安监理工作方案等监理作业文件;C)监理报告及记录文件,包括:工程质量评估报告、监理工作总结,专业、阶段、专题性报告,监检汇报等由计算机产生的有关归档监理文件和资料;d)工程影像资料文件。归档要求见5.4。e)纸质档案电子扫描件。归档要求见5.5。5电子文件档案档号按工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表附录A)制定,并按以下要求进行组卷:5.1 电子文件档案按一级目录(类目名称)进行组卷,档号省略三级分类号。如“025号工程的电子文件档案第一卷档号为“025-66-001”,档号标记在光盘包装盒上。6. 2光盘内档案资料逐级建立文件夹,一级文件夹名由工程编号和工程监理资料档案的组卷、分
6、类及保管期限一览表(附录A)中“工程监理电子档案”类目下所列的“归档范围名称组成,例如“025号”工程监理筹划文件”电子文件档案文件夹名为“025-监理筹划文件。假设同类文件占用空间过大,需存储在不同光盘上的,可将该类文件分假设干文件夹存储,文件夹名按先后顺序编制流水号,例如“025号工程“纸质档案电子扫描件分为假设干文件夹存储在不同光盘上,各文件夹名依次为025-纸质档案电子扫描件(1)、025-纸质档案电子扫描件(2)”等。二级文件夹建立规那么为:a) ”资料目录文件夹可不建立二级文件夹。b) “监理筹划文件”、”监理报告及记录文件夹中二级文件夹按电子文件对应的纸质归档资料卷册建立,每一卷
7、建立一个文件夹,文件夹名为对应纸质档案的“档号+案卷题名。C)“工程影像资料文件夹中各级文件夹以公司工程影像资料管理规定要求建立。d)“纸质档案电子扫描件文件夹中按对应的纸质归档资料分类号建立文件夹。例如“025号”工程“汽机专业工程质量检验记录资料二级文件夹名为“025-633”。s) 3光盘内存储的内容应按一级文件夹名列出目录,一级文件夹内应附该文件夹内电子版目录(列出一级文件夹内包含的下一级文件夹或文件即可,要求为EXEeL格式)。.4归档时应随光盘同时移交6.4.3.3条所列两级目录的纸质文件。以025号工程为例,一、二级文件夹设置例如如下:影像资料的归档要求工程监理影像资料归档范围包
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