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1、*建设办公室文书档案管理制度文书档案管理制度(一)文书管理制度第1章总则第1条为使办公室公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率与公文的质量，特制定本办法。第2条办公室与外界来往文书的收发由综合办统一负责。第3条综合办指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印等事宜。第2章公文的种类第4条公司的通用公文种类(1) 请示向上级部门请求请示、批准的事项。(2)报告向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。(3)决定对重要事项或者重大活动做出安排。(4)决议通过会议讨论或者议定，要求贯彻执行的事项。(5)批复上级答复下级的请示事项(6) 通告在一定范围内
2、公布应当遵守或者周知的事项。(7) 通知传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或者需要周知或者共同执行的事项；公布规章、任免聘用事项。(8) 通报表彰先进，批判错误，传达重要情况。(9) 函对同级或者不相属单位相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。(10)会议纪要记载与表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。第5条文书的保密等级划分(1)绝密。指极为重要同时不得向无关人员泄露内容的文书。(2)秘密。指次重要同时涉及内容不能向无关人员透露的文书。(3)机密。指不宜向单位以外人员透露内容的文书。(4)普通。指非机密文书。第3章文书的收发第6条
3、到达文书全部由文书综合办接收，并按下列要点处理。(1)贴文书处理签，拟定拟办意见。(2)送要紧领导阅示。(3)分送各负责人办理。(4)进行文书归档。第7条关于文书的收发，要做好收发登记。第4章文书制作规范第8条公文格式(1) 公文内容 发文字号：由发文机关代字、发文年度、发文顺序号构成，位因此文头与界栏线上。 主送机关：向上级的请示、报告，通常只写一个主送单位，需同时报送另一个上级部门的，用“抄送”；对同级或者下级则用“抄送二标题：对公文要紧内容的概括与反映，是公文的眉目。正文：公文的主体部分。发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或者通用简称。公文日期：包含年、月、日，写在公文末
4、尾，通常以印刷日期为准，重要公文以签发日期为准。公文印章：加印在发日期中间。密级：保密文件注明密级。附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。(2)用纸格式本公司公文用纸一律以A4为标准纸，左侧装订。(3)印装格式公文均使用横书或者横排。在左面装订。装订用钉装。第9条文书的签发(1)领导小组文书收领导小组要紧领导签发。(2)办公室文书由办公室主任签发。第10条文书的盖章在正本上务必加盖印章。文书制作注意事项(I)文书务必简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。(2)起草文书的理由包含起因与中间交涉过程，并加以证明，附上有关资料与文件。(3)务必明确起草文书的责任者，并署上请示审
5、批提案者姓名。(4)对请示提案文书进行修改时，修改者务必认真批阅原件，同时务必署名。第5章文书的整理与储存第12条文书的整理与储存全部完结的文书，在结办后3天内，交综合办归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号与储存年限进行整理与编辑，并在“文书储存簿”上做好登记，归档储存。第13条文书的储存年限按有关文书储存年限的规定执行第14条注意事项(1)重要的机密文件，一律存放在保险柜或者带锁的文件柜中。(2)储存期满及没必要继续储存文书，经要紧领导决定，填写销毁的理由与日期之后，予以销毁。机要文书一律经焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文
6、件，或者以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报要紧领导批准销毁。(3)销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失不遗漏。(4)假如职务或者部门划分发生变更或者者做出调整，则务必在有关登记簿上注明变更与调整的理由。(5)务必做好重要文书的借阅登记工作，度注明归还日期。(一)档案管理制度第1条管理部门文书结案后，原稿由综合办归档，经办人员根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办人员保管，应经综合办同意后妥善储存，综合办以影本归档。第2条文件点收文件结案移送归档时，根据如下原则点收：1 .检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入；2 .文件如通过抽查，应有综合办
7、的签认；3 .文件的处理手续务必完备，如有遗漏，应立即退回人员。第3条文件整理点收文件后应依下列方式整理：1 .文件以左方装订为原则；2 .文件如有皱褶、破旧、参差不齐等情形，。应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第4条档案分类(1)档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。(2)档案分数应办求切合有用。假如因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三能之后增设第四级：“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或者“小类”二级。(3)同一“小类”(或者“细类”)的案件以装订于一个档夹为原
8、则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类(或者细类)这后增设“卷次”编号，以便查考。(4)每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。(5)档号的表示方式如下：A1A2B1B2C1C2D1E1E2其中12为部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，Dl为档案卷次，E1E2为档案目次。第5条档案名称及编号(1)档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分说明档案内容性质为原则，同时要有一定范畴，不能笼统模糊。(2)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示，其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定
9、。(3)档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。（4）档案分类各级编号风应预留若干空档，以备将来组织扩大或者业务增多时，随时增补之用。（5）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号参照表，以免混淆。第6条档案编号（1）新档案。应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。（2）档案如何归属前案。应查明前案的档号并予以同号编列。（3）档号经一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或者一案归入多类者，应先确定其要紧类别，再编列档号。
10、（4）档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。第7条档案管理（1）归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于有关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。（2）档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第8条储存期限按照文书储存有关规定执行。第9条档卷清理（1）档案管理人员应该及时擦拭案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到储存期限者，给予销毁。销毁前应造册呈要紧领导核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。（2）保管期限届满的文件中，部分经核定仍有储存参考价值者，管档人员将“收（发）
11、文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。（3）执行秘密载体统一销毁制度，对已到储存期限的文件，或者已无储存必要的秘密载体，统一用火焚烧销毁，不得作为废品出售与作为垃圾乱丢。第10条调卷程序（1）各部门以办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅（2）借阅档案包含文件资料务必在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。（3）案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。（4）档案管理人接到“调卷单”应按归还日期先后整理，以备催还。（5）借阅期限不得超过两个星期。到期务必归还。如需再借
12、应办理续借手续。（6）借阅档案的人员务必爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或者损坏，否则按违反保密法追究当事人责任。（7）借阅的档案交还时，务必当面点交清晰，如发现遗失或者损坏应立即报告领导(8)外单位借阅档案应持有单位介绍信并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。(9)外单位摘抄卷内档案应经总经经理同意，对摘抄的材料要进行审查签章。(10)档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。第11条调卷管理(1)“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间以一周为限，如有特殊情况需延长调阅期限时，应按调程度重新办理。(2)调卷人员关于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，也须报明原因，请管档人员负责处理。(3)调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，请变更调登记，不得私自同意。(4)调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之档案，应经文书管理部门主管同意。
