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1、贵州省湖北商会成立庆典活动筹划方案一、庆典时间：2023年9月19日（周六）二、庆典地点：贵州省国际会议中心三、活动主题：交流、友好、发展、共赢筹划方案四、活动风格：热烈、喜庆、庄严、大气、五、参与群体：出席会议的领导、来宾、会员等六、日程安排：（一）成立庆典0前一天：远方来宾报到；（二）成立庆典当日上午：嘉宾及会员报到；（三）成立庆典当日下午：召开第一次会员代表大会；举行隆重的成立庆典大会;（四）成立庆典当日晚上：举行晚宴及联欢活动；（五）成立庆典的第二天：欢送嘉宾返程。七、成立庆典筹办工作0组织构造：（一）筹办工作领导小组名单:组长：谢美华副组长：汤英杰、余和平、李德高、张泉、曹贤德、曹竹
2、青、曹庆红、卢明钢、林吕宝、晏松涛、杨波、姚海山、方华平、王新江、赵钦华、曹壮均、柳其典、刘国东、龚学良、汤昌奎成员：若干（二）筹办工作领导小组职责：1、全面负责商会成立庆典活动B组织、筹划、准备和实行工作；2、全面负责庆典活动B总体指挥工作；3、全面负责庆典活动与政府部门、社会团体等的协调工作；4、负责督促各工作组按本方案实行并完毕本职工作；5、及时对工作组的请示做出指导性意见。（三）筹办工作领导小组下设机构：A、事务组：（组长：柳其典组员：龚学良、吴元涛、尚华）1、负责广告媒体（报纸、电视台、电台、广告制作企业）的选择（协议）；2、负责庆典活动广告宣传0制作和公布（可与广告企业合作）；3、
3、负责成立庆典日勺各个活动区域日勺场景布置（场外的地毯、塔台、横幅、彩旗、拱门、空飘等；场内的主席台、舞台布景、横幅、植物盆景、发言席鲜花等,可与广告或礼仪企业合作），制作出布置程控表，配以文字资料，与有关详细执行人进行技术交底，并强调重点注意事项；4、负责成立庆典日勺各个活动区域日勺音响、音像和麦克风（调试）、道具等B准备;5、负责按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡；6、各个活动区域布置完毕后，派专人随时维护、检查现场布置0有关状况；7、负责提前催场；8、按议程需要贯彻好有关人员（主持人、民政厅和商务厅宣读文献0领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等），并按议程需要提前做好
4、沟通协调工作；9、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作；10、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，并做好展示后的保管收存工作；11、根据需要负责请庆典专门人才和队伍（主持人、演艺企业、军乐队、威风锣鼓队等），并做好协调工作；12、协助宣传组做好庆典活动B集体合影工作（地方、前排座次及名字提醒、准备工作0人员安排）；13、负责庆典后的清场收拾工作B、宣传组：（组长：曹壮均组员：汤昌奎、董金黄）1、负责向民政厅和商务厅提供尚需补充0立案资料。2、负责庆典活动筹划方案（执行计划）B拟订、明确各部门及组员0工作职责;3、负责庆典活动广告宣传的定位和设计审定
5、;4、负责庆典活动宣传资料0编辑、整顿、印刷及派发；5、视状况需要制作各项易拉宝、展板、模型等；6、负责庆典活动所需B稿件（议程、发言稿等文字资料）；7、负责商会会刊（创刊号）的编辑、出版；8、负责对参与庆典活动的J媒体的邀请和协调；9、负责庆典活动的J摄像、摄影（新闻摄影，集体合影：地方、前排座次及名字提醒、准备工作0人员安排）；10、负责领导题词0准备工作（庆典之前、庆典当日）11、负责庆典活动专题采访的整个筹划和安排；11、负责会议记录；C、联络接待组：（组长：赵钦华组员：赵光辉、吴美玲、金若秋、周婷婷）1、根据领导小组确定的名单负责邀请领导和嘉宾及告知会员（到场的时间不一样）；2、将出
6、席庆典B人员状况分门别类进行记录并及时汇报。尤其是对领导和来宾的状况要随时提醒领导小组和其他工作组；3、对领导和来宾制定专门的接待方案（含日程安排及贯彻来宾休息室等），专人负责与领导和来宾的联络。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；4、负责与酒店等服务承接单位0工作衔接；5、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品券、庆典资料包、矿泉水等）、住宿区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品区等0接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域B人员安排；6、做好庆典礼品B接受、保管和派发工作，并做好文字记录（商会顾问的礼品由赵组长安排奉赠）；7、根据需要向礼仪庆
7、典企业遴选公关小姐，并对其进行必要的培训和工作安排;8、负责来宾礼品的登记和寄存。9、协助宣传组做好庆典活动0集体合影工作（地方、前排座次及名字提醒、准备工作0人员安排）；10、负责庆典后B清场收拾工作。D、财务组：（组长：谢强组员：高扬）1、负责收存参与庆典的会员临时缴纳的会费；2、负责收存参与庆典的有关人士和组织捐赠的款项；3、负责成立庆典所需开支经费B支付；4、负责庆典专请人员（主持人、民政厅和商务厅宣读文献B领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等）的礼品（含红包及其礼金）跟随专门负责接待的领导由其奉赠；5、及时以报表形式向领导小组汇报资金使用状况E、安全保卫组：（组长：刘国东组员：李汉青
8、）1、负责成立庆典安全方案的制定和报批;2、负责与公安（交际处0交警岗、北京路派出所）等政府有关安防部门进行协调，争获得到其最大的支持；3、负责成立庆典的现场消防安全检查；4、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护；5、负责来宾车辆的指导和调度；6、保证展示品、来宾礼品的安全；7、负责处理突发事件，是处理突发事件0直接执行者。8、负责庆典后的清场收拾工作。F、后勤组：（组长：宋晓飞组员：郭彪、郭学龙）1、根据各工作组的请购计划负责庆典物资（含用品、设备等）的购置和保管（制物资进出表）。对应备物资实行核查制。按计划请购清单逐一细致检查物资的准备状况，以保证各类庆典用品及时到位；2、负责庆典场地、酒
9、店以及停车场0贯彻（以协议形式）并与接待组对接；3、负责成立庆典晚宴用品0准备和摆设（烟酒专人负责打开并派发）；4、与贵州饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全；5、与贵州饭店工程部等部门接洽，保证庆典时正常的供水（洗手间）、供电；6、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包括工作期间0饮水等）；7、负责庆典后的清场收拾工作。G、协调组：（组长：王新江组员：各工作组负责人）1、明确领导小组对本次活动的绝对领导，听从领导小组的统一指挥;2、在各工作组之间，在各工作组与领导小组之间建立良好0沟通桥梁;3、以“先执行、后申诉”为原则。以集中指令为主，以民主提议为辅；4、积极协调各工作组之间、各工作组与领导
10、小组之间的工作衔接。保证活动有条不紊地进行。5、各司其职，互相提醒，团结协作，共享辉煌。H、突发事件处理组：（组长：王新江组员：各组负责人）1、拟订突发事件处理措施，以便临场调整；2、保证通讯畅通，随时保持联络，理解现场0每一种细节；3、坚持“以人为本，及时汇报，群策群力，冷静处理”为原则处理突发事件；4、督促安全保卫组作好现场秩序的维护；5、现场出现突发事件时，现场工作人员须保持清醒的头脑。如能处理，则当机立断进行处理；如不能处理，须第一时间汇报领导小组（时间、地点、事件发展状态、拟采用什么措施、需要哪些支持）。并按指令全力以赴处理事件。八、成立庆典区域分布：为让本次成立庆典到达科学分工、合
11、理布局、高效执行B目B,保证本次活动顺利进行及圆满成功，在执行过程当中领导小组把庆典场所分为几种功能区域，详细内容如下：（一）报到区1、地点：贵州饭店大堂；2、功能：来宾登记处，资料领取处，3、配置：礼仪小姐、接待人员、签到用品、会议宣传资料、摄影摄像、接待烟茶、礼品票据。（军乐队、威风锣鼓队等）（二）住宿区1、地点：贵州饭店楼；2、功能：合理安排，来宾称心3、配置：酒店服务人员、接待人员、嘉宾住宿房号登记簿。（三）外景区1、地点：贵州饭店大门外、国际会议中心周围2、功能：利于宣传、营造庆典的热烈气氛3、配置：拱门、空飘、横幅、保安、军乐队、威风锣鼓队等（四）第一次会员代表大会区地点：贵州省国
12、际会议中心*新闻公布厅；A、主席台：1、功能：有主持席；发言席；来宾席（民政厅领导，商务厅领导，商会顾问等）,利于会员代表大会选举和讨论文献；2、配置：音响设备、鲜花、饮料、有关文献、服务人员。B、代表席:1、功能：利于会员代表大会选举和讨论文献；2、配置：服务人员、会议记录人员、饮料、有关文献C、现场总控台：1、地点：会场一侧；2、功能：监控现场状况、协调现场工作、指挥活动进程；3、配置：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。（五）成立大会典礼区地点：贵州省国际会议中心*新闻公布厅；A、主席台区：1、功能：有主持席；发言席；来宾席（中央及黔鄂两省领导、民政厅领导，商务厅领导，商会顾问、会长、常务
13、副会长等）利于典礼举行；2、配置：地毯、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、有关文献、商会红绸牌匾、会员单位牌匾，贺信、题词条幅、名主持、礼仪小姐、警卫人员、服务人员。B、来宾及代表席区：1、功能：利于典礼举行;2、配置：服务人员、会议记录人员、饮料、有关文献C、现场总控台：1、地点：会场一侧；2、功能：监控现场状况、协调现场工作、指挥活动进程;3、配置：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。（六）来宾休息区1、地点：贵州省国际会议中心*来宾休息室；2、功能：利于领导会前休息、交流；3、配置：轻音乐、水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐（七）宴会区1、地点：贵州饭店二楼来宾宴会厅；2、功能：利于举行成立庆典晚宴
14、；3、配置：音响设备、轻快喜悦的音像、酒店服务员（八）文艺联欢区A、舞台1、地点：贵州饭店二楼来宾宴会厅舞台上及舞台周围；2、功能：所波及文艺演出人员演出区域;3、配置：主持人、演员、演出嘉宾、工作人员、音响设备、演出道具、舞台效果设备、舞台装饰设备等。B、来宾、领导观礼区：1、地点：舞台正前方；2、功能：到场领导、嘉宾观看区域；3、配置：礼仪小姐、警卫人员、饮料等。C、现场总控台：1、地点：舞台一侧；2、功能：监控现场状况、协调现场工作、指挥活动进程;3、配置：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。（九）礼品发放区1、地点：贵州饭店大堂2、功能：发放礼品；3、配置：工作人员、礼品等。（+）来宾停
15、车区1、地点：停车场；2、功能：参与活动的所有车辆的临时停放点;3、配置：标志牌、警卫人员。九、成立庆典筹办工作倒计时排期（一）成立庆典前十二天，应贯彻B重要事项（9月7日）：1、确定礼品款式，订制礼品；（后勤组）2、向民政厅、商务厅汇报成立大会筹办状况并请领导出席成立典礼；（宣传组）3、审定典礼有关项目内容；（领导小组）4、设计成立庆典广告板式；（宣传组）5、负责庆典场地、酒店以及停车场的贯彻；（后勤组）6、负责庆典活动筹划方案（执行计划）的拟订；（宣传组）7、会员会费的催缴；（联络接待组）8、会员牌匾制作。（后勤组）（二）成立庆典前十天，应贯彻的重要事项（9月9日）：1、做好省外领导、嘉宾的邀请工作；（领导小组）2、会刊通过审定并准备付印；（宣传组）3、负责向民政厅和商务厅提供尚需补充0立案资料；（宣传组）4、视状况需要制作各项易拉宝、展板、模型等；（事务组）5、根据领
