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1、公司企业行政办公制度总则第一条为规范公司行政办公行为，明确行政办公工作流程，保障行政办公体系高效、有序、协调地运作，特制定本制度。第二条公司行政办公制度包括公文处理规定，行政办事制度，会议制度，请示、报告制度四项主要内容。第三条公司行政与人力资源部负责公司行政工作的批办、督办、检查、协调和信息反馈。第一章公文处理规定第四条公文是贯彻党和国家方针、政策，贯彻上级指示精神，发布规章制度，实施经营决策，下达工作任务等各项管理工作的重要方式和途径。第五条公司行政与人力资源部是公文处理工作的中枢部门，负责撰写、审核、处理公司往来公文，并指导监督各部门及各管理中心（处）的公文处理工作。第六条公司常用的公文
2、种类主要有：（一）决定一一用于对重要事项做出决策和安排；（二）指示一一用于对下级单位布置工作，阐明指导原则；（三）公告一一用于向公司内外宣布重大事项；（四）通告一一用于在一定范围内公布各单位及员工应当遵守的或需要知道的事项；（五）会议纪要一一用于记载和传达会议情况及议定事项；（六）通知一一用于传达上级批示、要求下级办理或知道的事项；批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文；发布规章；任免和聘用管理人员。（七）通报一一用于对人和事的表扬或批评；传达重要精神或情况；（A）请示一一用于向上级请求指示、批准；（九）报告一一用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级询问；（十）批复一一用
3、于答复下级请示事项；（十一）总结一一用于向上级做综合性的全面工作汇报；（十二）计划一一用于对今后工作做出全面安排；（十三）签报一一用于各部门向公司领导请示、汇报工作；（十四）函一一用于不相隶属关系单位或部门之间商洽工作，询问和答复问题；（十五）复函一一用于第七条公文格式包括下述内容：主办单位、分管领导审核、核稿、拟稿人、会签、标题、正文、发文单位及印章、主送对象、呈报、抄送（报）对象、发送对象、附件、发文字号、打印份数、校对、签发、主题词、发文时间、密级、紧急程度等。（一）公文的标题应当准确、简要概括公文的主要内容，并标明公文种类；（二）发文字号，一般包括单位代字、年号、序号。联合行文，只标明
4、主办单位发文字号；（三）发文单位、主送单位应落全称；（四）除会议纪要外的公文，一律加盖与发文单位相一致的印章；（五）密级公文，应当分别标明“A级”（绝密）、“B级”（机密）、“C级”（秘密）字样；（六）紧急公文，应当分别标明“特急”、“急”、“平急”字样；（七）公文如有附件，应在正文之后，发文单位名称之前，注明附件的顺序和名称；（A）呈报、主送、抄报、抄送、发送：呈报，为文件内容的执行对象或必须呈达的上级主管单位；主送，为文件内容的执行对象或必须送达的对象；抄报，为需要了解文件内容的上级主管单位；抄送，为需要了解文件内容的本单位领导、同级单位；发送，为需要了解文件内容的下级单位。向上级请示的公
5、文，一般只写一个呈报单位，如果需同时报知另一上级单位，可用抄报的形式；（九）发文时间应以领导签发的时间为准；联合发文,以最后签发单位领导的时间为准。（十）公文应标明签发人，签发人为主签发人；（十一）公文用纸为A4型，左侧装订；（十二）对外行文的字体要求：1、发文字号为四号宋体加粗；2、标题为小二号宋体加粗；3、发文对象为四号宋体加粗；4、正文为四号宋体；5、呈报、主送、抄报、抄送、发送对象为四号宋体；6、主题词为四号黑体加粗。第八条发文字号具体规定：公司及各部门发文字号为：1、物业管理有限公司物业O字年号XXX号；2、公司行政与人力资源部物业O行人字年号XXX号；3、公司财务部物业（）财字年号
6、XXX号；4、公司品质培训部物业O品培字年号XXX号；5、公司市场发展部物业（）市场字年号XXX号。6、公司工程管理部物业O工程字年号XXX号第九条行文关系和规则：（一）各管理中心（处）的行文关系，应根据各自的隶属关系和职责范围确定，在权限范围内可以自主行文；（二）非紧急情况不得越级行文；（三）各管理中心（处）不得直接向公司总部及以上单位行文。如确需请示公司总部或以上单位，应由各管理中心（处）拟稿，经公司行政与人力资源部审核，报公司总经理批准后，加盖公司印章、呈报；（四）各管理中心（处）呈报公司的文件，统一报送至行政与人力资源部，报送一份即可，由公司行政与人力资源部根据需要向有关领导和部门送阅
7、；（五）除公司领导直接交办的事项和重大紧急情况外，行文原则上不得直接呈报领导个人；各管理中心（处）不得以单位负责人个人名义向公司或公司领导呈报需公司审批的文件；（六）“报告”、“纪要”类公文中不得夹带请示事项；（七）所有公文原则上统一由公司行政与人力资源部收发、登记、签转；紧急、特殊情况可直接由领导批转、交办，事后履行公文处理程序；（A）凡传达、贯彻上级指示精神、决定；向上级的请示、报告；颁发公司规范性文件；发布具有全局性指导意义的通知、通告等公文，由主管职能部门拟稿，分管领导审核，总经理签发，并由行政与人力资源部统一编字号、印发。第十条公文处理程序：（一）公文处理程序为收文程序和发文程序。收
8、文程序包括登记、分办、催办、反馈、归档等；发文程序包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、登记、封发和存档等；（二）公司收文要统一制作来文阅办表，发文首页统一制作发文稿纸，传真使用统一的图文传真，部门签报统一使用文件会签单；（三）公司字发文应由总经理签发；部门发文，可由分管领导签发；一般性行政事务公文可由公司行政与人力资源部经理签发；（四）凡涉及其他部门的公文，主办部门应主动与有关部门协商、会签。如果意见不一致时，应在公文会签中如实反映；（五）撰写公文应注意事项：1、符合党和国家的方针、政策、法律、法令及上级单位的规定；2、内容详实、观点明确、文字精炼、条理清晰、标点符号正确；3、
9、公文中的人名、地点、数字要准确，引用公文要注明发文机关、公文字号、标题和发文时间；4、公文中的数字，应尽量使用阿拉伯数字;5、发文时间使用中文数字标识；6、请示问题应一文一事。（六）公文受理应注意事项：1、凡需两个以上部门会签处理的公文，由主办部门牵头，组织有关部门会签办理；2、各部门报公司领导审批的公文，除机密公文外须经行政与人力资源部签转各分管领导审阅、批示；3、各管理中心（处）报公司的公文，应报公司行政与人力资源部，由行政与人力资源部根据公文内容签转涉及到的各部门，由各部门在职权范围内处理。若需报公司领导审批的，由该部门提出意见后，由行政与人力资源部签转有关领导审阅、批示；4、机密公文由
10、送文单位直接送分管领导审阅、批示。（七）公司字发文均由公司行政与人力资源部核稿，主要做好公文的审核把关工作：1、是否需要行文；2、行文是否准确、简洁、明了、完整；3、行文中涉及其他部门或单位的问题是否经过充分协商；4、行文的格式、关系、内容、处理程序等是否符合本规定的要求。（A）公文归档：1、公文办理完毕后，具体承办人应根据文书立卷要求，整理公文原稿及有关资料，依据公文的等级送交公司行政与人力资源部或本部门相关人员分类存档。个人未经许可，不得私自保存应存档的公文；2、对于没有存档价值的公文，经过鉴别和主管领导批准后可销毁。机密公文的销毁，应有行政与人力资源部专人监督，并进行登记。第二章行政办事
11、制度第十一条公司对行政办事的要求是优质、高效、有序、协调及过程受控，各级人员必须依照职责权限，各司其职、各负其责。第十二条公司行政办事规则：（一）对于职责权限范围内的事项，必须认真、准确、及时办理，不得推诿、积压；（二）对于超越职责权限范围的事项，必须遵循工作程序逐级请示、报告，一般不得越级请示、报告或擅自越权行事；（三）对于跨部门事项，主办部门须主动与相关部门协商办理，相关部门要积极配合。意见不一致时，主办部门须向上级分管领导请示汇报，由上级分管领导协调解决。各部门均不得未经协调一致而擅自行事，否则，上级分管领导有权责令纠正或追究责任；（四）对于不适合部门办理的事项，必须立即退回交办部门并说
12、明理由；（五）对于重大突发事件及处置意见，情况紧急时，可直接向公司领导请示、报告，但事后要向被超越的主管上级报告；（六）公司领导直接交办或需要保密的事项以及发现损害公司利益、公司声誉的行为，可直接向公司有关领导请示、报告；（七）公司领导在涉及财务、投资、人事等方面的决策性指示，必须有书面批示或文件，方可作为执行依据；第十三条公司行政办事可以公文、电子邮件、传真、电话、口头等形式办理。若以电子邮件、传真、电话、口头形式办理，电子邮件、传真件正本、电话记录正本、口头记录正本及有关资料，在办理完毕后存档备考；若以公文形式办理，则转入公文办理程序。第十四条行政办事程序的时限要求：1、以公司名义的收、发
13、文，均由公司行政与人力资源部进行登记，派专人监督，须做到事事有2、有具体时限要求的事项，按时限3、凡属公司级各类文件及上级来文，秘书填写来文阅办后，交由行政与人力资源部负责人做处理意见，报公司领导，再根据领导指示，传阅相关职能部门；4、公司来文须当日批转，行政与人力资源部指定专人办理，或催办、监督、检查办理情况（需跟踪督办的），同时指定汇报时限；5、公司发文，行政与人力资源部秘书填写发文稿纸后，交由领导签发，并于当日送达收文单位；6、急事急办，第一时间处理标注“特急”、“急”的事项；7、平急事项，从接受之日起三个工作日内8、涉及到技术性问题的事项，从接受之日起十个工作日内9、如工作需要限定完成
14、时间，在交办工作时即应做出明确规定；不能按时限完成或第十五条公司行政办事分办理事项和阅知事项。（一）办理事项为上级指示、下级请示及与有关单位商洽的事项；（二）阅知事项为上级通报、下级报告及各类简报、信息等。第十六条办理事项的工作程序：（一）行政与人力资源部对公司办理事项进行登记，并依据公司领导的分工和各部门的职责范围，提出批办意见后，签转相关部门主办或直接签转公司领导批示；（二）主办部门：1、依据职责权限范围办理；2、根据领导的批示或会议决定办理；3、必要时向公司分管领导请示、报告。（三）公司分管领导1、依据职责权限批示；2、必要时向其他分管领导通报；3、必要时召开专题会议研究决定；4、必要时
15、向总经理请示、报告；5、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。（四）总经理1、依据职责权限批示；2、必要时提交经营班子办公会研究决定；3、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。第十七条阅知事项的工作程序：（一）行政与人力资源部对公司阅知事项进行登记，并签转公司领导、相关部门或管理中心（处）阅知；（二）公司总经理或分管总经理助理认为有必要时，由行政与人力资源部签转相关部门或管理中心（处）阅知；（三）公司各部门、各管理中心（处）有需要公司领导阅知事项的信息、简报等可先报行政与人力资源部转相关领导阅知；（四）公司领导对阅知事项如有批示的，由行政与人力资源部及时反馈给相关部门及各管理中心（处）。第三章会议制度第十八条行政会议是实施企业管理的重要行政办公手段之一，公司对会议要求精简、实效、控制数量、提高质量。会议议题要提前拟定并发出通知，与会者须认真准备。会议决议以会议纪要为准。经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会的会议纪要解释权归公司总经理，专题会会议纪要解释权归主持专题会的公司领导。第十九条公司会议有经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会议、专题会议。公司各部门可根据本部门实际工作需要自行决定召开部门
