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1、常用档案检索工具常用档案检索工具及其编制方法1 .归档文件目录归档文件目录是以“件”为单位，依据归档文件整理规则整理档案的顺序组织起来的，固定归档文件位置，统计归档文件数量，监督、保护档案材料的一种管理工具；也是档案室最基本的使用较为频繁的一种检索工具。它既是查找档案最基本的工具，又是编制其他检索工具所必须使用的工具。档案室为开展利用工作和发挥归档文件目录的更大作用，还可将归档文件目录汇编成册印发机关单位各部门使用。归档文件目录的汇编原则一般以全宗或年度为单位，或根据所有目录的数量状况编成一册或若干分册。2 .专题目录专题目录是系统揭示档案室内有关某一专门题目档案内容和成分的一种检索工具。它的
2、特点，是以专门题目为对象，把档案室有关某一专门题目的档案线索集中起来有利于档案工作人员按专题系统地查找档案材料，也便于利用者了解和查找有关题目的系统材料。专题目录的编制方法大致如下：(1)选题选定专题是编制专题目录工作的一个特点，也是编制工作的重要环节。专题题目的选择和确定对这一专题目录是否切合实际、是否具有现实利用价值有着很大的关系。选定题目，一般应考虑机关单位各项工作的需要或一定的利用者某些特定的迫切要求，并根据本档案室所保存有关该题目档案材料的状况来确定。(2)制订计划对一些较大的专题，在编制工作开始之前应制订计划。计划的主要内容包括：专题的名称；题目内容大纲和选材标准，即草拟专题目录的
3、系统分类方案及其说明；题目所包括的年限。(3)选材选材是在确定题目和拟定计划之后的一项重要工作，也是编制专题目录的一个特点。在档案室里，往往由于有关某一题目所涉及的档案数量很多，需要对档案进行选择。(4)填写目录填写工作一般是在选材过程中结合进行。通常先粗选，随时将所选的档案目录填写在专题目录草表内，然后筛选好再正式填写。如果选材标准和范围明确也可边选边填，一次完成。3 .文号索引文号索引是将档案的文号与档号相对应，提供按文号检索档案途径的检索工具。文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文号档号对照表。对于从文号角度提出的查寻要求，只有利用文号索引才能顺利查出。尤其是对发文较多的领导机关、专
4、业主管机关单位，编制这种检索工具更有必要。文号索引应按年度、发文文种分别编制，即将同一年度、同一发文文种的文件编制一张表，然后将所有的表装订成册，便成为一套文号索引。文号索引的格式不限，较常见的有号码对应式和位置对应式两种。号码对应式是将文号一一列出，然后在与该文号对应的空格中填写该文件的档号；位置对应式文号索引在制表时不一一列出文号，而是用一定的格式确定每一发文号在表格中的位置，然后在该位置上直接填写该份文件的档号。4 .全宗指南(全宗介绍)全宗指南是以文章叙述的形式介绍某一个全宗档案内容和成分及其意义的一种检索工具，又称为全宗介绍，同时也是种编研材料。全宗指南的内容主要包括三个部分：(1)
5、立档单位和全宗的历史概况立档单位和全宗的历史概况主要包括：立档单位名称，隶属关系，立档单位性质、任务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况和沿革。立档单位和全宗的历史概况的作用是帮助利用者了解和认识全宗内档案的特点和意义，从而正确地利用该全宗的档案。关于立档单位和全宗历史概况的内容与编写方法，基本上类似“立档单位和全宗历史考证”，只是简略一些。对立档单位历史比较简单的全宗，也可将立档单位和全宗历史概况不单独编写，而只作为全宗指南的序言叙述。(2)全宗内档案概况全宗内档案概况主要包括档案的来源、整理、保管、鉴定情况，完整程度，所编制的检索工具等内容。(3)档案的内容与成分全宗内档案材料的内容与成
6、分的介绍是全宗指南的主体。这部分介绍是否准确、清晰是编写全宗指南的关键问题。关于全宗档案内容和成分的介绍方式，一般有按档案内容和立档单位的组织机构两种。究竟采用何种介绍方式，需要依据整理体系和便于利用为原则加以介绍。所谓对档案内容和成分的介绍，主要是叙述档案的来源(文件的作者)、内容、形式(文件的种类、制成材料等)、可靠程度、时间和利用价值。在具体介绍全宗内各部分档案时，可采取如下三种方法：简要介绍。即将各案卷综合、概括地介绍。这种方法的好处是篇幅短小精练，编写迅速，阅读方便，但由于比较简略，可能难于满足某些利用者的要求。详细介绍。即将案卷逐个介绍，甚至注明卷号、起止日期、页数等。它可以为利用者提供较多的信息，但篇幅较为庞大不便阅读。因此，这种方法一般适用于具有特别重要价值的全宗。重点与全面相结合的介绍。即对一般案卷作综合、概括介绍，同时对特别重要的案卷或个别文件作比较详细的介绍，并指明卷号（盒号）、起止日期、页数等具体情况。这就避免了上述两种方法的缺陷，且具有两者的长处。
