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1、5034试卷秘书学复习题本次学期考试以中心广播电视高校出版社出版、张玲莉主编的秘书理论与实务为依据。考试时间为90分钟，考试形式为闭卷，考试题型有：填空题、推断题、选择题、简答题，案例分析题。一、填空题：1、秘书活动的产生必需具备两个基本条件：一是（秘书活动产生的前提条件即社会管理组织）的出现；二是（秘书活动产生的必要条件即文字和公文）的出现。2、公文处理包括（收文处理）、（发文处理）和（公文处理）三个基本环节。3、礼仪基本内容包括（仪容）、（仪表）、（仪姿.仪态）、（气质风度）。4、办公室管理包括四个要素：（组织目标）、（符合目标的运转方式）、（管理人员）和（科技管理手段）。5、秘书是在各种
2、社会组织中，为领导者或私人（办文）、（办会）和（办事）的参谋和助手。6、秘书面临的沟通有两种形式：（纵向沟通）、（横向沟通）。7、（会议纪要），适用于记载、传达会议状况和议定事项。8、（调查报告）是对某一状况、事务、阅历或问题，依据市场调查探讨成果而写出的有状况、有分析的书面报告。9、我国现行的13种行政公文中最典型的上行文种是（请示）和（报告），既可上行又可下行，还可平行的公文文种是（函10、办公室布局一般有（封闭式）和（开放式）两种。传统的办公室主要是（封闭式）的，现在较多采纳（开放式）布局。11秘书在商务场合的着装应做到四个协调：与（环境）协调、与（社会角色）协调、与（自身条件）协调和与
3、（季节）协调。12、秘书工作的主要构成要素可以概括为（办文）、（办会）和（办事）。二、推断题：1、通知是最为常见的行政公文，属于知照性公文。（4）2、通告的运用范围大于公告。（）3、缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印和用印。（）4、会议记录是记载、传达会议状况和议定事项的公文。（）5、公文处理包括收文处理、发文处理和公文管理三个基本环节。（4）6、会议具有必要性、相宜性、合法性、可行性等特征。（4）7、公文处理要遵循刚好、精确、公开、统一、简化的基本原则。（）8、启封是秘书特有的职责，单位和领导的全部文件、信件，秘书人员都有权拆封。（）9、文稿经领导签发即成为定稿，文稿据此可以生效。（4）
4、10、文件用印要核实份数，超过份数的文件不能盖印，并要刚好销毁。（4）11、接待通常包括五要素：来访者、来访意图、接待地点、接待任务、接待方式。（）12、下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通。（4）13、名片应放在伸手可及的地方，以便随时取出，如放在裤子后口袋里。（）14、握手应遵循“尊者确定”的原则，即由身份尊贵的人确定双方有无握手的必要。（4）15、跨部门的横向沟通通常采纳会议、备忘录、报告等形式，其中报告是最常常采纳的沟通形式。（）16、开放参观活动是指将组织内部有关场所和作业程序对外开放的活动。（4）17、一个设计合理的办公室布局应当符合以下标准：便利；整齐舒适；和谐统一
5、；平安。（018、为他人作介绍时，应将男士介绍给女士,将职位低者介绍给职位高者。（4）19、宴请和会谈的座次支配一般应遵循国际上“主左客右”的惯例支配。（4）20、值班时应做到：精确、严谨、刚好、热忱。（021、秘书是在各种社会组织中为领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手。（4）22、印章最早出现于先秦时期，印章管理制度以唐代规定最为严格和详细。（4）23、贴黄是宋朝首创的公文纠误制度，就是在文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。（）24、请示具有一文一事、请批对应、事后行文等特点。（）25、在落款处加盖的印章要“骑年盖月”，以示庄重、肃穆，并防止他人作弊。（4）26、商末，朝廷中出现了我国最
6、早的秘书机构一一太史寮。（027、印章是一种标记，具有权威作用、法律效力和凭证作用。（4）28、会见的目的是正式交换看法，须达成书面协议并正式签署协议。（）29、商务交际的礼节与礼貌主要包括：致意、介绍、握手、寒暄等。（4）30、会见合影，按礼宾次序，一般由主子居中，以主子右手为上，主客双方间隔排列。（4）三、选择题1、我国最早的秘书机构产生于：（八）A、商朝B、战国C、秦朝D、汉朝2、（B）的出现是秘书活动产生的前提条件。A、皇帝B、社会管理组织C、文字D、公文3、贴黄是（D）首创的公文纠误制度，就是在制敕等文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。A、商朝B、秦朝C、汉朝D、唐朝4、指出下列不属于
7、秘书工作主要内容的选项：（C）A、办文B、办事C、办证D、办会5、汉末曹操为魏王时，设“(D)”，从今，“秘书”由指物转为指人。A、太史B、尚书C、丞相D、秘书令6、请指出对公文处理的特点说法错误的一项。(C)A、政治性B、时限性C、公开性D、规范性7、代表大会的会场布置要体现的是(C)气氛。A、庄重肃穆B、热情喜庆C、庄重隆重I)、自由活泼8、下列选项不属于公文处理的作用的一项是：(D)。A.助手作用B.枢纽作用C.查考作用D.总结作用9、下列程序中不属于发文处理阶段的是(D)0A.拟稿B.审核C.缮印D.批办10、下列选项不属于会后工作的一项是(C)oA、清理睬议文件B、离会与送别C、撰写
8、会议记录D、会议工作总结11法规性公文以(C)日期为成文日期。A、签发B、用印C、批准D、定稿12、官印被作为公文有效性的标记，是从(B)起先的。A、商朝B、汉代C、唐朝D、宋朝13、(C)是指主要领导人对审核过的文稿进行最终批阅，并签字同意发文。A、批办B、注办C、签发D、分发14、横向沟通最常常采纳的沟通形式是(B)oA、面谈B、会议C、备忘录D、报告15、秘书做好随从工作的主要目的是(C)0A.为领导者创建良好环境B.保证领导者身体健康C.节约领导时间D.提高领导效能16、下列选项不属于办公室的办事原则的是：(D)。A、服务原则B、高效原则C、保密原则D、分散原则17、下列选项不属于办公
9、室日常事务管理的是：(D)0A、邮件管理B、值班管理C、印信管理D、行政管理18、秘书应把(D)作为接待工作的主要依据。A.领导指示B.单位条件C.来宾要求D.接待方案19、(C)曾四次担当中心秘书长和军委总政治部秘书长职务。A、毛泽东B、周恩来C、邓小平D、瞿秋白20、“尊者确定”的原则适用于(C)oA、致意B、介绍C、握手I)、寒暄21、下列选项不属于秘书职业着装“TOP”原则是(D)0A、整齐的B、适合特别场合的C、舒适开心的D、高级的22、下列中不符合设计合理的办公室环境标准的选项是(D)0A、便利B、平安C、整齐舒适D、豪华23、接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是(C)oA、告知
10、他打错了，然后挂电话。B、告知对方你的号码是什么。C、细致问他找的人是谁，看能否帮忙。D、告知他，查清晰号码再打。24、下列中不属于公文处理的基本环节的选项是(C)0A、收文处理B、发文处理C、办文处理D、公文管理25、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构（八）0A、太史寮B、丞相府C、尚书台D、太尉府26、（八）是在收文处理和发文处理中的一个共同的工作程序。A、登记B、拟办C、批办D、用印27、（八）适用于向上级机关汇报工作，反映状况，答复上级机关的询问。A、报告B、请示C、函D、调查报告28、下列中不属于商务交际的礼节与礼貌的选项是（八）0A、宴请B、致意C、握手D、寒暄29、档案集中制度
11、产生于(D)oA、商朝B、秦朝C、唐朝D、宋朝30、(D)是指文件承办完毕，由经办人在公文处理单上注明处理结果和处理日期。A、拟办B、批办C、承办D、注办四、简答题1、秘书活动产生必需具备的条件是什么？答：秘书活动产生必需具备的条件有两个：(1)秘书活动产生的前提条件，即社会管理组织的出现。(2)秘书活动产生的必要条件，即文字和公文的出现。2、请简述秘书职业道德规范的详细内容是什么？答：秘书职业道德规范的详细内容有以下几点：(1)文明礼貌。(2)爱岗敬业。(3)诚恳守信。(4)办事公道。(5)勤俭节约，消费有度。(6)遵纪遵守法律，熟知熟用法规。(7)团结协作，互助友爱。(8)实事求是，勇于创
12、新。3、请简述秘书工作有什么作用？答：秘书工作有以下几点作用：（1）参谋智囊的作用。（2）事务助手的作用。（3）枢纽的作用。（4）协调的作用。（5）窗口的作用。（6）信息的作用。4、请简述收文处理和发文处理的环节。答：收文处理，指各单位围绕所收公文进行的一系列程序性工作，主要包括对公文的签收、启封、登记、分送、拟办、承办、催办、注办等工作环节；发文处理，指各单位围绕所发公文进行的一系列程序性工作，主要包括对公文的拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记和分发等工作环节。5、请简述会务工作的原则。答：会务工作的原则包括：（1）细致领悟领导意图和会议的指导思想；（2）熟识和驾驭会议的组织领导
13、状况;帮助领导拟定会议支配；（4）细心组织，周到服务；（5）重视并妥当做好会议的善后工作。6、会议纪要与会议记录有什么区分？答：会议纪要与会议记录的区分有四点：（1）性质不同。会议纪要是规定性行政公文，而会议纪要是记录会议状况和议定事项的事物性文书。（2）内容的繁简程度不同。会议纪要的内容是对会议记录进行整理、提炼而形成的会议内容的要点，重点体现会议的宗旨；而会议记录是对会议状况的原始、详尽的记录,重点体现会议的过程性和详细性。（3）形式有所不同。会议纪要具有公文的规范格式，而会议记录的形式则比较敏捷和自由，会议纪要通常采纳总分式结构，而会议记录则采纳顺时结构。（4）处置方式和作用不同。会议纪
14、要一般可以文件的形式发布或在报刊升公开发表，用来“传达会议状况和议定事项”,而会议记录只作为内部资料，以备查考。7、请简述接待工作的原则答：接待工作的原则有：（1）热忱大方，注意实效。（2）细致负责，细致周到。（3）确保平安，内外有别。（4）勤俭节约，讲究礼仪。8、请简述办公室的办事原则答：办公室的办事原则主要包括：（1）服务原则。（2）高效原则。（3）保密原则。（4）统一原则。五、案例分析（一）意外的电话这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会，参与人员一般不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商议。面对这种状
15、况，于雪应当如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参与董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？C、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我立刻帮您去找找。d、李总请您等一下，我立刻叫我们孙总来接电话！e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。答：选C是比较合适的，因为当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总静静汇报，听取他的指示，假如孙总认为事情不急，不情愿去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了，回头见着孙总，我们就给您去个电话，您看这样可以吗？假如孙总情愿来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。这样回答于雪就可以做到滴水不漏，进退自如选A之所以不合适，主要是没有考虑到对方的感受。对方会想：既然你们孙总在公司，只不过是在开会，那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢？你们不是常常高喊“用户就是上帝”的口
