2022年ERP系统运行使用管理制度.docx

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1、ERP系统运行使用管理制度一、目的:为了加强公司ERP系统的管理,确保信息数据的安全性和准确性,促 进公司ERP系统工作持续健康的发展,满足领导决策信息披露的需 要,根据公司相关管理制度,结合ERP管理系统工作的特点,特制定 本管理制度。二、适用范围:本制度适用于公司所有使用ERP的部门。三、机构组成:3.1 公司ERP系统运行机构分为二个小组:ERP运行运维组和ERP业 务使用组。3.2 公司ERP系统运行机构,是支持公司ERP系统日常运行和进一步 拓展ERP功能的常设机构,ERP系统日常运行管理由ERP运维组负责。 3.3公司ERP系统业务使用机构,所有人员都为兼职工作人员。3.4 公司E

2、RP关键用户和骨干用户是ERP系统支持的重要组成部分。 四、名词定义:4.1 ERP:即公司资源计划系统(EnterPriSe Resource Planning),是指建 立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为公司决策层及部门提 供决策运行手段的管理平台。ERP不仅仅是一个软件,更重要的是一个管理思想,它实现了公司内 部资源和公司相关的外部资源的整合。通过软件把公司的人、财、物、 产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密 地集成起来,实现资源优化和共享。4.2 BOM:即物料清单(BiilOfMateriaI),描述原辅材料、半成品和成 品之间的关系。五、各组职责权限

3、划分:5.1 ERP业务使用组:包括财务部、采购部、销售部、研发部、PMC、 综合部、生产部、质检部。5.1.1 负责部门分管模块各类数据的录入、管理与使用。5.1.2 负责新增和变更业务需求的收集、分析和开发申请。5.1.3 负责权限的申请。5.1.4 向公司ERP运行运维组定期汇报ERP系统的运行状况。5.1.5 ERP业务使用组日常工作由各部门使用责任人兼管。5.2 ERP运行运维组:负责管理公司ERP系统全面工作。5.3 运行运维组工作内容是:5.3.1 负责ERP日常业务信息的监督与考核。5.3.2 研究制定公司ERP管理系统发展规划,并组织实施。5.3.3 根据公司新的需求,组织相

4、关部门、人员对公司ERP管理系统 进行改进和完善。5.3.4 制定公司ERP管理系统的管理办法和规章制度5.3.5 组织制定公司ERP管理系统行业标准、规范,并组织实施;新 增和变更业务需求的分析和解决;报表、工作表单和接口的维护和开 发。5.3.6 负责系统运行过程中出现的各种问题解决和现场业务支持,包 括系统的日常操作错误纠正、功能解释和最终用户正确使用指导,确 保ERP系统的正常运行。537应急方案的实施指导,联系ERP软件售后部门,进行相关沟通, 权限管理与维护。5.3.8 主机系统的运行和安全管理,包括数据的备份,软件本身的补 丁、修改的传送等。网络系统的运行和安全管理。5.3.9

5、组织和管理公司ERP管理有关人员的培训工作,向公司领导定 期汇报ERP系统的运行状况。5.3.10 总结、交流推广管理信息系统的经验,指导各部门开展管理信 息系统工作。5.3.11 建立公司ERP ”技术支持”和“项目管理网络系统”,负责协 调各个分公司ERP系统相关技术服务和相关技术问题的解答。六、ERP各岗位及岗位责任:6.1 ERP系统维护管理员岗位:为更好地发挥公司ERP系统为管理服务的原则,在公司运行ERP督 促组的领导下,根据生产管理特点和生产管理岗位设置的要求,以实 现信息系统替代手工管理的顺利过渡。6.1.1 岗位要求:维护管理员是系统的维护和管理人员,是一个技术性较强的岗位,

6、经 过培训,此岗需具备计算机软硬件及数据库知识,有维护系统环境的 经验。6.1.2 岗位职责:a)负责公司系统应用软件、硬件的日常维护工作,例如软件补丁更新、 网络环境配置等,并登记相应的维护记录。b)参加相关的系统业务使用操作员培训,解决软件操作过程中出现的 技术问题,并在必要时向相关部门或软件公司反映。C)按照相关制度督促、检查系统操作人员的工作,根据实际工作需要, 主管批准后,合理分配系统操作员的使用权限。d)负责系统数据库的备份,系统及系统数据、档案安全保密工作;e)负责公司下发的数据采集系统的维护、使用,并按照公司的要求, 按时连通网络上报数据,如果遇到问题应及时与公司联系。f)严格

7、遵守公司其他关于安全性、保安性的规章制度,对于违反规章 制度,进行泄密的行为,有举报的义务。6.1.3 岗位权限:a)负责整个系统的用户、数据信息的安全,根据公司的有关制度,保 证数据的准确。b)有对整个系统软件进行系统升级的权限,负责系统环境的搭建问 题。C)有对各部门系统数据管理员进行督促的权利,并指导他们完成本职 工作。d)遵循其它关于公司ERP系统管理的规章、制度。6.2 ERP专员岗位(由专职人员完成)621参与ERP项目工作,完成ERP项目各阶段文档编写、收集、整 理工作,根据公司需求,设计ERP单据流程。6.2.1 维护ERP系统正常运行,解决各部门在使用时出现的问题。6.2.2

8、 负责培训各部门系统操作人员ERP使用。6.2.3 负责监督审查系统运行中各部门录入数据的准确性。6.2.4 及时解决各部门使用中反馈的系统运行问题。6.2.5 负责依据物料编码文件,部门主管签发的物料数据重要属性的 设置方案,以及其他用户确认的物料数据文件,输入、修改系统各项 物料数据及其属性,并保证录入无误;负责根据编码方案,在相关部 门提出编码申请后,在1个小时内发放编码。6.2.6 负责依据系统管理员签发的单位换算系统文件输入、修改各项 物料不同单位间的换算系数。6.2.7 保证数据的及时性、准确性,当有新的编码以及换算系统改变 时,及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门;对BOM

9、表录入 负审核责任。6.2.8 当收到采购部、生产部、销售部的物料数据错误,置疑通知(邮 件、书面)后,应在提出置疑部门要求的时间内查清情况,如确有错 误,应及时纠正,如无误,应通知各部门,并说明情况。6.3 物料数据和工艺设计管理岗位销售部是ERP系统中物料数据(商品信息、BOM)的更新、维护管理部 ,此岗位由项目工程师兼任。631项目工程师职责及权限:a)对将进入系统的产品,必须严格按照软件要求,拟订成BOM草表, 即物料主文件,进行核实后,再核对好物料主文件的基本信息、物料 属性、生产属性后,提交部门主管复审,检查审核无误后,交数据录 入管理员,数据录入管理员及时录入系统;b)负责提供客

10、户产品:基本数据、产品的规格型号、颜色、工艺、品 质标准(工装夹具、装配件)、五金配件、包装形式等信息,提供给数 据录入管理员。C)负责对数据录入管理员提出的系统必须数据的提供,不清楚的和客 户沟通。6.4 系统数据录入管理员岗位要求:数据录入管理员是系统中基础数据的主要操作人员,主要负责部门物 料主文件BOM表的编制并负责导入系统,往来单位,人员,仓库, 物料与采购员的关系等数据的维护;负责本部门系统操作及业务联 系,经过培训,此岗要求具备计算机操作的基本知识,熟练使用OffiCe 办公软件,该岗位由销售部文员兼任。6.4.1 岗位职责:a)对将进入系统的研发工程师提供的产品BOM草表,即物

11、料主文件, 必须严格按照软件要求,进行核实,在核对好物料主文件的基本信息、 物流属性、生产属性后向ERP文员申请编码,根据ERP文员发放的 编码及时录入系统。b)核实需要进入系统的人员、部门、往来单位、仓库等基础信息并及 时录入系统,保证系统的正常动作。C)对保密性和安全性要求较高的货源清单、物料与采购员关系等数据 按照规定格式进行录入、维护。d)数据录入管理员必须对自己所维护的数据负责,在系统中查询、修 改自己负责维护的基础数据,对维护的数据做好方案记录。e)遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度。f)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。g)协助系统业务主管部门,负责落实工作安排,发放相

12、关文件、会议 通知、资料等,及时配合完成系统相关工作。h)督促本部门操作人员,遵守操作规范和及时、准确地录入生产数据, 及时向ERP业务使用组提供单位业务流程、人员、数据等信息变更资 料。j)加强行业队伍建设,做好本部门操作人员的培训工作。k)协助运行ERP运维组开展业务调研。6.4.2 岗位权限:a)数据录入管理员,拥有自己的独立账号和密码,只允许进入系统中 相关维护数据的模块和功能,数据录入管理员必须对自己账号和密码 进行安全设置,做到各负其责。b)数据录入管理员,在系统只能看到本人负责的相关模块,相关数据 维护的界面,只能看到本人拥有操作权限的模块和功能。C)数据录入管理员,在系统中拥有

13、管理和负责收集基础数据的权限, 并对所维护的数据进行查询和修改。d)数据录入管理员,在系统中所维护的数据可以在系统中打印,也可 以导出为电子格式,但需要填写操作记录。e)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。f)负责系统环境的搭建,有对本部门系统软件进行系统升级的权限。g)有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理 制度的行为,进行监督的权利。h)遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。6.5 销售员在ERP中岗位职责:a)按照客户订单核实产品编码、名称、数量、交期等信息,进入系统, 下达客户订单CO;b)将客户基础信息及时录入系统,保证客户订单及时下达;C)对自己所维护的数据负

14、责,在系统中查询、修改自己负责维护的基 础数据,对维护的数据做好方案记录。d)遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度。e)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。f)熟悉和掌握本单位使用系统的基本情况。g)及时向系统的维护部门反映系统使用中出现的各类问题。6.5.1 岗位权限:a)业务跟单员,拥有自己的独立账号和密码,只允许进入系统中相关 维护数据的模块和功能,业务跟单员必须对自己账号和密码进行安全 设置,做到各负其责。b)业务跟单员,在系统只能看到本人负责的相关模块,相关数据维护 的界面,只能看到本人拥有操作权限的模块和功能。C)业务跟单员,在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限,并对 所

15、维护的数据进行查询和修改;在订单评审的过程中,业务通知财务 参加订单评审,财务人员给出建议。d)业务跟单员,在系统中所维护的数据可以在系统中打印,也可以导 出为电子格式,但需要填写操作记录;e)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。f)有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制 度的行为,进行监督的权利。g)遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。6.6 物料系统岗位职责:6.6.1 计划员岗位:6.6.1.1 岗位要求:计划员是系统中生产计划管理模块的主要操作人员,主要负责制定生 产计划模型及收集各生产工作站的生产预测、生产订单及零星需求并 进行汇总后及时进行录入,录入时必须做到数据准确、及时,经过培 训,此岗要求具备计算机操作的基本知识,熟悉系统生产计划的业务 流程,熟练掌握系统的操作方法,由PMC兼任。6.6.1.2 岗位职责:a)负责制作生产计划。b)及时办理物料的生产订单业务,及时形成生产指令单。6.6.1.3 岗位权限:a)计划员拥有自己的独立账号和密码,只允许进入系统的生产计录管 理模块及库存管理模块;计划员必须对自己的账号和密码进行安全设 置,做到各负其责。b)计划员在系统只能看到本人负责的相关业务部门和物料,只能看到 本人拥有操作权限的模块和功能。C)计划员在系统中有制作生产计划、生产订单、

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