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1、规范办文程序 提高办文质量 o 一、行文规则o 二、常见问题o 三、注意事项o 四、公文格式o 五、精简文件目 录 第一部分 行文规则 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、公告、通告、通知、通报等。 平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。 （一）行文总规则 1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。 （一）行文总规则 越级行文的特殊情况： 一是遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾难、
2、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为了抢时间，不误事。 二是直接的上级机关乱作为，或者违法违纪的，对处分决定不服的，可以越级行文。 （二）向上级机关行文的规则 1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。 2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。 3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。 （二）向上级机关行文的规则 4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 5.除上级
3、机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。 （三）向下级机关行文的规则 1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。 2.党委、政府的办公室根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。 （三）向下级机关行文的规则 3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。 4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门
4、之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。 5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。 （四）其他行文的规则 1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。 (1)各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级，如国家层面、省级层面为同一层级。 (2)有共同管理的事项或者有关联的事项。 (3)联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多。 (4)联合行文应当明确主办机关。 (5)联合行文，主办机关一般排列在前。 （四）其他行文的规则 2.党委、政府的部门依据职权可以相互行文。 3.部门内设机构除办公室外不得对外正式行文
5、。第二部分 常见问题 主要是各县（市、区）、市直各部门呈报市政府的请示、报告中存在的问题。 主要有五个方面： 一是格式不够规范。 二是报送不讲规则。 三是文种错用混用。 四是呈报过多过滥。 五是办文效率低下。 第一种表现是请示类公文没有标题，未用请示文头报送文件。（一）格式不够规范 第二种表现是请示类公文无文号，未由单位主要负责人或主持工作的负责人签发或审核，未标注联系人和联系电话。（一）格式不够规范 第一种表现为将本应报请市政府审批的公文报送市领导同志个人。（二）报送不讲规则 第二种表现为多头分送，又未注明分送情况，造成领导同志交叉批示。 （二）报送不讲规则 第三种表现为属于部门职权范围内的
6、具体问题，不在相关部门处理，却报送市政府要求以市政府或市政府办公室转办，增加了公文旅行的时间。（二）报送不讲规则 第四种表现是制定重要的政策性文件或开展重要工作，未经协调相关部门征求意见直接报送市政府。（二）报送不讲规则 第五种表现为部门下属单位和一些与市政府没有行文关系的企事业单位越级向市政府行文。 （二）报送不讲规则 第六种表现为单位报给市政府的请示，与该单位没有隶属关系的下级机关在该请示上“画蛇添足”批示。 （二）报送不讲规则 一种表现是错用文种。如该用请示的用报告，或者报告中夹带请示。（三）文种错用混用 第二种表现是生造文种。最新党政机关公文处理工作条例确定的主要文种为15种。但有些部
7、门在报送公文时却经常生造文种，给公文的办理带来不必要的麻烦。（三）文种错用混用 部门呈报给市政府的公文，本应是超越了本部门职权范围且部门之间难以协商解决，需要市政府予以协调解决的重大事项。但是，一些部门呈报给市政府的公文，有些并非重大事项，却事无巨细报送给市政府。特别是一些本属于部门职权范围内的事项，或部门之间稍加协商即可解决的事项，也都报给市政府要求协调解决。 （四）呈报过多过滥 第一种表现是需要请示市政府审批的事项，在本单位久拖不办，直到最后期限才急匆匆报送给市政府，要求市政府领导立即办理，没有给市领导留出足够的研究、决策时间。造成一些本可正常办理的公文，到市政府办公室后却被迫当为急件办理
8、的现象。（五）办文效率低下 第二种表现是公文原则上按领导同志的排序和分工逐级呈送，但一些部门为图省事，越过办文科室，直接找市领导审批；还有些部门来文，办文科室认为不符合要求，退回来文单位要求更正后重报。来文单位收到退文后，既不按要求更正，更不再找综合科按程序办理，直接找市领导审批。但往往事与愿违，想快反而更慢。（五）办文效率低下 第三种表现是对市领导的批示久拖不办。主要是市政府领导批示要求部门提出意见的公文，转到相关部门办理后，承办部门不按时报送办理意见。办文科室屡次催办，也是屡催不办，有的甚至长达半年，造成部门来文在市政府办公室的办理时限过长，来文单位以为办公室的办事效率低下，影响了办公室的
9、形象。（五）办文效率低下 第三部分 注意事项 根据新条例和省政府有关要求，结合我市实际，这里再强调10项注意事项：（一）文件签发 各地、各部门报送市政府的公文，必须由主要负责人或主持工作的负责人签发或审核。报送重要事项的公文，必须由主要负责人签发，主要负责人外出期间由主持工作的负责人签发；一般事项的公文，可由分管负责人签发，但必须经主要负责人审核，并在公文签发人处注明“XXX同志已阅”。 有关部门报请市政府审批的事项，凡涉及其他部门职权的，必须主动与相关部门充分协商，由主办部门主要负责人与相关部门负责人会签或联合报市政府审批。部门之间有分歧的，主办部门主要负责人要亲自协商，协商后仍不能取得一致
10、意见的，主办部门应列明各方理据，提出办理建议，与相关部门有关负责人会签后报市政府决定。（二）主动协商 部门之间征求意见或会签文件时，除主办部门另有时限要求的以外，相关部门一般应在7个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复，相关部门应当主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文，但应当在报送市政府的公文中说明有关情况。（二）主动协商 各地、各部门原则上不得将应报请市政府审批的公文直接报送市领导同志个人，市领导同志直接交办的个别事项和确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事件以及部门涉外事项除外。（三）文件不能报送个人 报送市政府的请示
11、事项一事一报；报告中不得夹带请示事项。（四）一事一报 部门管理的单位原则上不直接向市政府请示和报告工作。部门管理的单位在工作中有需要向市政府请示或报告的事项，应由主管部门向市政府报文；遇有紧急情况，部门管理的单位需直接向市政府请示或报告时，应同时抄送主管部门。企业、行业协会等一般不直接向市政府报送公文。 （五）不得越级上报 对市政府领导同志明确要求地方或部门办理并报告办理结果，及批请地方或部门负责人研究处理的批示件，地方或部门应抓紧办理，及时向市政府报告情况，并附市政府领导同志批示复印件。领导同志批示多个部门的，主办部门要主动与其他部门沟通、协商，并汇总办理情况，相关部门要积极配合。确因特殊原
12、因需要较长时间反馈办理情况的，要及时以书面形式向市政府办公室说明，定期报告办理进展。（六）及时报告办理情况 对市政府领导同志批请地方或部门负责人“阅”、“参阅”、“参考”等参阅性文件，可以不单独行文回复，重要事项除外。 （六） 各地、各部门需要请示市政府的事项，要给市政府留出足够的研究、决策时间。对特别紧急的事项，应事先与市政府办公室沟通说明，抓紧办理，尽快报送。要实事求是地标注公文缓急程度。（七）留出足够的决策时间 涉及国家秘密的公文应当根据有关规定准确标注密级和保密期限。可以公开发布的文件应在文尾附注处加以说明。（八）准确标注密级和保密期限（九）办公室“一个出口”管理制度 严格实行公文“一
13、个出口”管理制度，各地、各部门报送市政府的文件，必须统一报送口径，经单位办公室审核和统一印制，由单位办公室相关人员报送市政府。 实行严格的退文制度，对以下11种情形一律作退文处理： 1、非领导同志交代直接报送领导同志个人； 2、越级行文； 3、一文多事； 4、报告中夹带请示； 5、无标题或文种使用错误； 6、将应报送市政府审批的事项报送市政府办公室；（十）退文制度 7、内容涉及两个部门以上而未经主办单位协调或协调意见不齐备； 8、请示文件无文号，未标注签发人； 9、未标注联系人和联系电话； 10、未加盖主办部门印章； 11、请示内容有明显错误的。 第四部分 公文格式 一、依据： （一）中共中央
14、办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）； （二）中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T 9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。 二、公文格式要求（一）公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸.（二）正文用三号仿宋，标题用2号小标宋，一般每面排22行，每行28个字。（三）公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm 纸订口（左白边）为28mm1mm 版心尺寸为156 mm225 mm 三、以请示为蓝本进行演示三、以请示为蓝本进行演示韶府请2012XX号1、6位位3号阿拉伯数字，号阿拉伯数字，顶格排在左上角第
15、一行。顶格排在左上角第一行。2、份号、密级、紧急程、份号、密级、紧急程度标左上角。度标左上角。3、3号黑体字。号黑体字。上边缘至版心上边缘上边缘至版心上边缘35mm，使用小标宋，使用小标宋46号，颜色红号，颜色红1、编排在发文机关标志下空二行、编排在发文机关标志下空二行位置，上行文居左排布（位置，上行文居左排布（下行文、下行文、平行文居中排布）平行文居中排布）。年份、发文顺序。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；号用阿拉伯数字标注；2、年份应标全称，用六角括号、年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加括入；发文顺序号不加“第第”字；字；3、不编虚位（即、不编虚位（即1不编为不编为01），
16、），在阿拉伯数字后加在阿拉伯数字后加“号号”字。上行文字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。后一个签发人姓名处在同一行。（我们是以请示为例演示）（我们是以请示为例演示）签发人姓名居右空签发人姓名居右空1字；字；签发人用签发人用3号仿宋字，号仿宋字，签发人后标全角冒号，签发人后标全角冒号，冒号后用冒号后用3号楷体字标识号楷体字标识签发人姓名。签发人姓名。一般用一般用2号小标宋体字，号小标宋体字，编排于红色分隔线下空编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。用梯形或菱形。主送机关在标题下空一主送机关在标题下空一行，左侧顶格用三号仿行，左侧顶格用三号仿宋体字标识，主送机关宋体字标识，主送机关名称后标全角冒号。名称后标全角冒号。正文字体三号仿宋，每正文字体三号仿宋，每页页22行，每行行，每行28个字。个字。用用4号半角宋体阿拉伯数字，号半角宋体阿
