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1、地产集团公文管理办法为使集团公司的公文管理工作规范化、科学化，特制定本办法。第一章发文办理第一条正式发文需填写发文稿纸，发文稿纸上需包括拟稿、核稿、打印、校对，需注明发文字号、缓急程度、秘密等级、份数、附件、主题词、标题，需明确主送单位、抄报及抄送单位，签发人同意签发后方可用印、登记及分发。第二条集团公司发文字号的确定及页序编号由总裁办文印室负责。第三条草拟公文应当做到：（一）符合公司的管理制度规范及其他有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公
2、文,应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“（四（七）公文中出现的计量单位应当使用法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿伯数字。第四条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见
3、后方可行文；如有分歧，主办部门负责协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。第五条集团所有发文应按照以下流程签发：部门拟稿、校对后报分管的公司领导签署意见，经总裁办主任审核后报董事局分管领导签发。第二章收文办理第六条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第七条各部门收到来自外部的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，重要事项要及时报公司领导并提出相关意见。第八条对于公司领导批办的各类公文，秘书或前台文员要及时下发到相关部门，并做好催办工作。第三章公文归档第九条公文办理完毕后，应当及时整
4、理（立卷）归档。个人不得保存应当归档的公文。第十条归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。第十一条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案管理部门移交。第十二条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第四章公文管理第十三条公文由集团总裁办（地区公司及下属公司为行政人事部）统一收发、审核、印刷、装订，由监察室或行政人事部负责用印、归档和销毁。第十四条公文管理必须严格遵守XX地产集团保密制度，所有公文不得擅自翻印，不得私自带出办公区域。第十五条公文被撤销，视作自
5、始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第十六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经公司领导批准后方可销毁。第十七条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销；其中，销毁绝密公文应当进行登记。第十八条集团公司机构调整时，全部公文应随之进行合、分管理；需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交集团档案管理部门；工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第十九条各地区公司及下属公司的公文管理可参照本办法执行。第二十条本办法由集团总裁办负责解释，并自发布之日起施行。附件一：公文种类、格式及行文规则附件二：公文主题词标引规范附件三：X
6、X地产集团有限公司公文发文标准格式附件四：会议纪要标准格式及行文要求附件一公文种类、格式及行文规则一、公文种类XX地产集团常用的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）通知适用于批转下属单位的公文，传达要求下属单位办理、周知或者执行的事项等。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神及情况。（四）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况或答复上级单位的询问等。（五）请示适用于向上级单位请求指示、批准。（六）批复适用于答复下属单位的请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函适用于不相
7、隶属部门或单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议精神和议定事项。二、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄报及抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。（一）涉及公司机密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件二（H）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应排列在前。（四）发文字号
8、应包括单位代字、年份、序号。如X地司办字2009第X号。联合行文，只标明主办单位的发文字号。（五）行文分为上行文、平行文、下行文三种。上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名、电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送单位指公文的主要受理单位。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。（+）成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责的签发日期为准。
9、（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。（十四）文字从左至右横写、横排。（十五）公文中各组成部分的标识规则，参照XX地产集团有限公司公文格式标准执行。（十六）公文用纸一般采用国际标准A4型（21OmnlX297mm）,左侧装订。三、行文规则（一）行文应当确有必要，注重效用。（二）行文关系根据隶属关系和范围确定，一般不得越级请示和报告。（三）集团公司各中心（部、室）可以依据本部门的职责向相关业务部门行文。（四）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文
10、或联合行文，联合行文应当明确主办部门。（五）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门。“报告”不得夹带请示事项。（六）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。（七）报送“请示”、“意见”和“报告”应按照分管权限逐级上报公司领导审批。附件二公文主题词标引规范一、选择主题词的原则：（一）实用性原则：所选择的主题词应能够满足标引文献和检索文献的要求。（二）准确性原则：所选择的主题词应能够准确地表达概念的含义。（三）通用性原则：应选择通用的为人们普遍接受的词语作为主题词。二、公文主题
11、词标引的规范：（一）主题词标引由类别词、类属词、文种词和归属词组成。体现公文分类和内容归属的词称作类别词。直接体现公文种类的词称作文种词。文种词是事先界定好的，如“通知、指示、决定、批复、请示、报告、通报、意见、会议纪要”等均可作为文种词使用。说明公文的制发机关，体现公文归属的词称作归属词。归属词一般由部门名称或地区名称构成。一份文件主题词的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。（二）公文主题词应按照类别词、类属词、文种词和归属词依次标注。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。例如：关于国庆节放假有关事宜的通知，先标类别词行政，再标类属
12、词假期，最后标文种词通知。但在一篇公文的主题词标引中，类别词、类属词、文种词、归属词未必同时使用。有的主题词既能反映公文的内容分类，又能反映公文的主题特征，类别词和类属词就可以合用一个；平行文和下行文的归属词还可以省略；信息、简报等文献资料没有文种词。但也有一些公文要用两个以上的类属词去标识其内容归属和主题特征。通常情况下，每一公文主题词标引的数量通常在5个以内，最多不超过6个。转发公文时，主题词标引应当重点反映被转发公文的内容，被转发公文的文种可不作为主题词标引，但如果被转发的公文属于准则、条例、规定、章程、制度、办法、细则等法规、制度，其名称应当作为主题词标引。（三）进行主题词标引的关键是
13、选准类别词和类属词。公文的主题及内容归属一般体现在标题和事由当中。如果从中揭示不出公文的主题及内容，则需要对公文全文进行阅读、分析，从中提炼转换出相应的主题词。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。三、公文主题分析步骤：1、审读文件，了解主题，审读文件的重点。2、分析主题类型，确定主题概念。主题类型分为单主题和多主题两种。单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个,而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。3、分析主题结构，确定主题因素。
14、主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，其他主题因素都附属于这个主体因素；通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。通用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置和对象。位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称；时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范围之内。时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号。附件三XX地产集团有限公司公文发文标
15、准格式一、范围本标准规定了XX地产集团有限公司公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。本标准适用于规范XX地产集团有限公司及属下各单位制发的公文格式。二、引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。三、定义本标准采用下列定义。（一）字（word）标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。（二）行（line）标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以四号仿宋体字固定值25磅的距离为一基准行。四、公文用纸幅面及版面尺寸（-）公文用纸幅面尺寸公文用纸采用标准的A4型纸，其幅面尺寸为：210mm297mmo（二）公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：27mmlmm公文用纸订口（左白边）为：26mmImm版心尺寸为：146mmX235mm（不含页码）（）公文中图文的颜色未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。五、排版规格与装订要求（一）排版规格正文用四号仿宋体，文中如有小标题可用4号仿宋体加粗或黑体字，一般每面排26行，每行排30个字。（二）印制要求双面印制，页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着黑实、均匀；字面不花、不
