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1、办公自动化培训教材办公自动化（OffiCeAUIOmaIion,简称OA）是70年代首先在工业发达国家兴起的一门技术科学。它是习惯信息化社会的需要，基于软科学的理论与计算机技术、通信技术的普遍应用而进展起来的。第一节办公活动的形成办公，是处理集体事务的一类活动，是信息处理的重要构成部分。在人类历史上，办公行为的出现，比人类有意识（而不是本能）地进行信息活动晚得多。早在蒙昧时代，人类已经懂得使用某些符号记录信息，作为对自然现象的总结与生活经验的积存。但是，这样的处理，仅囿于“私”（个人或者家庭）的范围。而办公活动，是以“公”，也就是为“集体”办事作为基础的。这种活动，开始于原始社会的早期。比如，
2、人们在分配猎获物时，便需要办公了。这就是说，在人类蒙昧时代的中级阶段，即人类从树上活动为主转移到地面的、以打猎为主的生活，有简单的工具，有相对稳固活动地点的时候，就出现办公活动的萌芽。而形成一套正规的办公行为，则能够追溯到国家出现之前的氏族社会。恩格斯在家庭、私有制与国家的起源一书中引用摩尔根的材料时指出，易洛魁人的氏族有下面的习俗：选举或者撤换酋长；公家出面处理死者的财产；相互保护安全；举行氏族议事会，解决氏族间的纠纷；举行宗教仪式；构成成年男女享有平等表决权的民主集会等等。而希腊人的氏族间的事务活动，比这更为完备。这些活动，看来都属于办公的范畴。根据我国历史记载，距今七千年前的半坡氏族与可
3、姆渡氏族社会中，土地、房屋、牲畜等，归氏族公有，氏族成员共同劳动、共同消费。在处理这些问题时，也需要有“办公”活动。在国家形成之后，办公活动更空前增多。不管是战争还是与平常期；不管是军事、政治、外交、文化还是内务，都充满了办公活动。这样，经历了很长的一个历史阶段，尽管办公的内容与手段都在不断变化，但办公行为却逐步形成一套比较确定的形式。不一致的国家，不一致社会制度，甚至不一致的部门或者行业，办公的体制、习惯、程式都不尽相同，但我们仍然能够总结出若干共同点，从几个方面对办公活动加以阐明。第二节现代社会办公活动的描述社会中各类活动单位，其活动内容都能够用不一致的流程来描述。比如，一个工厂，有三个要
4、紧环节：生产、动力、管理；对应三个流程：物质流、能量流、信息流。一个商店，有四个环节：购、销、调、存；对应两个流程：物质流与信息流。一个机关或者管理部门，有两个环节：事务处理与决策，对应一个流程：信息流。当然，这只是大致的说法，具体到某个单位，还能够作更具体与更细致的分析。从总的来看，办公的核心是实现管理，大到国家（包含国际事务），小到基层单位，都是这样。而实现管理是通过处理信息来进行的，就是对应信息这个流程。我们能够比较一下，工人的工作对象是产品，农民工作的对象是农作物，医生工作的对象是病人，这些对象都是具体的；而办公人员呢？他们的工作对象不是具体的物质，而是反映人类社会活动的信息，他们从事
5、各类与管理有关的信息处理，属于脑力劳动者。他们固然不一致于工作在生产第一线的体力劳动者，就是与从事科学研究的脑力劳动者也有很大区别，形成一类特殊的专业活动。那末，用什么来反映办公的行为呢？就办公活动的内容来说，能够分为:书面信息的接收与处理：包含公文阅读、文件批示、资料存档、计划制订、回答查询等。书面信息的生成与处理：包含草拟文件、编制图表、批阅公文、整理资料、记录、拍照等。书面信息的传递与管理：包含电报、电传、文件资料的收发、储存、复制与检索。口头信息的生成与处理：包含开会、汇报、命令、谈话、指示、报告、讨论等。口头信息的传递与管理：包含电话、录音及广播等。办公资料的运用：包含时间安排、设施
6、调度与计划执行、检查等。若从行为的性质来看，在“办公”这个大前提下，办公行为可分为两大类型，即信息的事务性处理与信息的研究性处理。信息的事务性处理：即对信息进行例行程式的办理，规律性比较明显。比如，公文的阅读与传递、报表填写、统计累计、资料整理、日常接待、回答查询、完成通常的交办任务等。这类活动通常由中下级办公人员执行。信息的研究性处理：即运用人的思维活动对信息进行分析（也就是一种特殊的加工），并作出指导行动的决择。通常表示为决策过程：研究、分析、比较、推断、决心、反馈、修正等行为。其结果是使信息大大增值。这类活动通常由职位较高的中上层领导人进行。办公行为按表示方式来划分：信息的采集与编辑：包
7、含听取汇报、阅读报告、记录；书写起草公文，文字处理，计算，思考，讨论；决策等。信息传递：依靠工具与载体进行信息的分配与发送，包含声音、文字、图像等，属于间接传递。而人与人的直接对话，如会议、面谈等，属于直接传递。信息整理与存档：分类、总成、存储、复印、归档等。检索：根据提供的线索，从已储存的信息档案中（包含人在自己脑海中建立起的无形的“档案”），检取需用的信息。以上这些，都只是办公行为的静态描述，当把这些行为的动态过程表示出来，便构成反映办公过程的信息流。第三节办公的基本要素从上面通过不一致角度对办公活动所作的说明，不难看到，办公的内容、表示方法与环境，都是十分复杂的，不易定量地、数学化地去描
8、述。但不论什么样的办公体系，通常可归结为六个要素：即人、机构、制度、工具、空间、信息。一、办公第一个要素：人办公是人群的一种管理活动，是由人去执行办公任务的。所有办公人员都务必具备按既定要求完成自身职务范围内的任务的能力，他们都组合在某一个系统中，既有分工又有合作，而且要与上、下、左、右进行信息沟通。概括地说，办公人员能够分为决策人员、中层管理人员、专业人员、辅助人员四个层次，他们各司其职，各尽其责。史记在V陈丞相世家中，有一段记载：“孝文皇帝既益明习国家，事朝而问右丞相勃（按指绛侯周勃）日：天下一岁决狱几何?，勃谢日：不知问：一岁钱毂出入几何?，勃又谢：不知，汗出沾背，愧不能对。因此上亦问左
9、丞相平。平日：有主者上日：主者谓谁?，平日：陛下即问决狱责廷尉；问钱毂责治粟史上日：苟各有主者，而君主者何事也?，平谢日：主臣！陛下不知其鸳下使待罪宰相。宰相者，上佐天子理阴阳、顺四时，下育万物之宜；外镇抚四夷诸侯，内亲附百姓，使卿大夫各得任其职焉孝文帝乃称善。右丞相大惭，出而让陈平日:君独不素教我对？，陈平笑日：君居其位不知任邪？且陛下即问长安中盗贼数，君欲强对邪？这一段记载，生动地说明当时的左丞相陈平很清晰地认识到，不一致层次的办公人员，有不一致的职责，丞相作为最高级的办公人员，并不必要去处理一些属于中、下级人员所管辖的情况，而且实际上也处理不好。如长安中盗贼数，作为丞相是无须去弄清晰的，
10、丞相只应管理属于全国性上、下、内、外有关的大事。象陈平这样划分工作界面是十分重要的。决策人员是各部门（从大系统到各个子系统）的领导人，如政府部门的各级领导、公司经理与企业厂长等，他们需要运用自己的职权与智慧，应用有关的科学原理、方法与经验，对各类事件与情况谋取众多的计策，并在其中选取尽可能正确的决策，组织与指挥他所管辖的部属，充分发挥他们的专长与力量，积极进行活动，以达到或者趋向于共同目标。中层管理人员是系统内某一部门的负责人，他们要协调专业人员的工作，综合分析有关信息与情报，对本部门的问题作出推断与决定。他们既要领导下属单位的业务工作，又要及时为上级领导提供决策信息与方案，起到承上启下的作用
11、。专业人员，在行政机关内是指负责社会、经济、政治、法律等各项业务的工作人员；在企业内是指负责生产、经营、销售与技术进展的各类人员。他们要负责处理大量的信息与文件，直接管理大量业务工作，同时要为组织的决策人员提供辅助决策方案。辅助人员是行政机构与企业的通常办公人员与后勤人员，如打字员、通信员、保管员等。他们通常进行比较单一性的、例行的工作。二、办公的第二个要素：机构不管从大系统或者子系统来看，都有相对固定的机构。它的作用，是确定系统内全体办公人员的岗位与他们之间的相互关系，同时也确定信息的流向。机构的内容、规模、性质与任务，是由办公系统的总目标决定的。但是，机构的建立是否合理，优劣如何，则严重影
12、响着办公效率。设立合理的机构，是办公中的重要问题。我国办公机构有多种划分方法。行政机构要紧有按管理职能划分法、按管辖区域划分法、按行列与产品划分法与按服务对象划分法等。三、办公的第三个要素：制度制度能够看成是办公知识、办公经验的固定化。它是维系办公人员的活动，确立办公的流程，使全体人员在统一的目标下有组织地、有条不紊地、高效率地工作的保证。与机构一样，制度是否合理、制度的优劣，也严重地影响着办公的效率。四、办公的第四个要素：工具工具用于提高办公的效率与质量。减轻人的负担，降低办公的费用消耗。既然办公是人们的一种脑力劳动，因此，计算机的应用，在办公活动中具有革命性的意义；又由于办公活动是处理人与
13、人之间的情况，是信息的频繁交换，通讯工具的利用也占有十分重要的地位。此外，现代化的办公工具还有录音、录相、复印、轻印刷等等。五、办公的第五个要素：空间空间是人们（包含所利用的工具）进行办公的场所，最普通的便是办公室。通常来说，办公室是集中的、固定的。在特殊情况与特定环境下，也能够是活动的。近年来，也有人提出实行分布式的办公，使办公空间变成分散的或者不定形的。不管什么样的办公室，都应尽可能使办公人员有一个舒适的、愿意停留的办公环境，这才能使他们工作愉快，提高效率。六、办公的第六个要素：信息信息是办公内容的反映，是办公行为的对象与根据，是办公活动所利用的资源。办公室是信息的集散枢纽。办公活动从信息
14、处理角度看，就是对各类信息进行采集、加工、处理与传输的过程。办公信息可分为数值信息与非数值信息两大类。数值信息是指反映数量关系的数据，非数值信息是指文字信息、图象信息与声音信息。按信息的用途可分为经济信息、社会信息、内部信息、外部信息、历史信息与当前信息等等，按信息的形式可分为声音、数值、文字、图形与图像信息。图形信息要紧指图表，如表格、直方图、饼图等；图象信息要紧指静态的图象，如照片、图画、动画等与动态的图象，如电视、电影等。在上述六个办公要素中，机构、制度与空间是相对稳固不易变的，而人员、工具、信息是相对活跃易变的。办公活动就是办公人员在一定的办公环境、机构与制度下，通过使用办公工具对办公
15、信息进行采集、加工、处理与传输的过程。这六个要素，对研究办公自动化是很重要的。其中，工具这个要素，便是实现办公自动化的突破口。第四节办公自动化定义的讨论办公自动化尽管已进展了二十多年，但到目前为止，还没有一个统一的定义，几乎是“十个人有十个说法”。当前，在许多著作中，都使用美国麻省理工学院MC季斯曼教授的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学应用于用传统的数据处理技术难以处理的、量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。”这个说法的最要紧之点，是以计算机技术为中心的若干新技术在特定环境（即特定对象一一业务，特定的方法一一数据处理）下的运用。而所谓“量非常大而结
16、构又不明确的业务”，正是指我们通常提到的办公活动内容。尽管办公的机构、制度、工具甚至空间都相对确定，使办公行为有“例行公事”这相对固定的一面，但办公所要处理的信息是变化的，人的思维也是变化的，这就形成办公业务中有很大的不确定性，因而，用传统的数据处理办法便不宜处理而务必求助于一套新的（特别是融汇进软科学的）方法与手段。这个说法在一定程度上反映了办公自动化带本质性的东西，已为许多学者所同意。国内外的学者还有另外的一些论述，如认为办公自动化是：“不断将智能化的办公工具电子化与机械化，将非智能化工具智能化，以便大幅度地提高工作人员的办事效率“用电子计算机或者数据处理系统来处理一些例行事务性工作”：“人们处理信息的一种现代化工具”；“作为人们产生价值更高信息的一种辅助手段”；“在办公室中应用计算机以支持那些有知识而又不是计算机专家的工作人员”
