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1、档案馆指南编写档案馆指南的概念档案馆指南,是以文章叙述的形式全面、概括地介绍和报道档案馆及其馆藏档案情况的一种实用工具书。它便于利用者全面了解档案馆馆藏，是查找和利用检索馆藏档案的指南。它提供馆藏档案的基本信息和各项检索要素，是档案馆内业务人员和利用者了解馆藏内容与成分，查检和阅览馆藏档案的向导。档案馆指南是为适应档案开放的需要而编制的。档案馆指南编制规范档案馆指南编制规范规定了档案馆指南的编制原则、结构和编写细则。档案馆指南的编制原则：应做到内容全面、系统、准确、实用，文字简洁。档案馆指南的结构：包括提示部分、正文部分、补充部分三大块。1、提示部分包括封面、扉页、前言、目录4部分。1 .封面
2、内容。指南名称:由档案馆名称加”指南“构成；编著者:一般用编著馆馆名；出版者:承担指南出版的出版社名称；厚度超过6mm的指南，应在书脊上重复标示封面所署指南名称、出版者。2 .扉页内容。指南名称、编著者、出版者同封面；指南版本指修订本、增订本、续编、简本等；指南出版年代。3 .前言的内容。包括编著指南的目的和作用、指南框架结构、使用方法、编著指南的简要过程、参加编著工作的人员及其他需要说明的问题。前言另页排印，结尾落编著馆名和完稿日期。4 .目录内容。目录由指南各章节的题目及其所在的页号组成。目录另页排印，单计页号。2、正文部分包括档案馆概况、馆藏档案介绍、馆藏资料介绍3部分。1.档案馆概况。
3、档案馆历史沿革：包括馆址、成立时间，档案馆类型，隶属关系，档案馆代码，历任正副馆长，内部机构设置，工作发展概貌。馆藏档案综述：包括档案的来源、进馆方式；档案总数量：全宗（非全宗形式档案的类别等）总数，案卷（包括作为案卷看待的册、袋、盒）总数，档案上架排列总长度（m）（如有特殊的档案统计单位或其他专用术语，应在附录中予以解释）；档案起止年代：馆藏档案形成的最早和最晚年代。一般用公元纪年表示，必要时可使用朝代纪年表示。亦可以其一为主，另一为辅，为辅者书于后并加圆括号；档案的种类、各类档案的整理简况；档案完整程度及档案价值的简要分析，所缺档案的现藏地点。馆藏资料综述：包括资料的来源，进馆方式；资料的
4、总数量：册（件）数、上架排列总长度（m）;资料的种类及分类方法；汇编出版档案资料情况。利用工作综述：包括接待利用者的日期和时间；开放的档案、资料的范围及其查、借阅手续；档案资料检索工具编制情况综述；提供利用的方式，如提供原件、复印件、缩微件、档案资料汇编等；索取档案资料内容的方法，如摘抄、复制、外借、购买、函调、咨询等；为利用者提供的实际服务设施。2、馆藏档案介绍（前面已讲）3、馆藏资料介绍对馆藏档案有重要补充作用的资料应逐类介绍，一般性资料不作具体介绍。资料介绍的内容包括资料类目的名称、代号；资料的数量，起止年代；重要资料需注明编纂者；资料内容介绍，须按资料的实际分类体系进行介绍。资料介绍排
5、列按资料的实际分类体系进行。3、补充部分包括索引、附录、插图3部分。1.索引”馆藏档案介绍二”馆藏资料介绍”中重复出现的、分散在指南各章节的人名、地名、机构名、历史事件及专题，必要时按以下方法编制索引。人名索弓I：由人名及其在指南中的页号组成，按姓氏笔划或汉语拼音顺序排列。地名索弓I：由地名及其在指南中的页号组成，按地名首字的笔划或汉语拼音顺序排列。机构索引：由机构名称及其在指南中的页号组成，按机构名称首字的笔划或汉语拼音顺序排列。事件索引:由事件名称及其在指南中的页号组成，按事件名称首字的笔划或汉语拼音顺序排列。2、附录指附在指南正文之外与正文内容有关的文字、表册等材料。全宗名册:馆藏全部全宗（全宗名称需保密者除外），应按实际编号顺序逐一列出全宗代号、全宗名称、起止年代、案卷数量及其在指南中的页号等内容。档案资料出版情况一览表:本馆公布出版的档案资料汇编，应按出版日期先后顺序逐一列出序号、出版物名称、出版单位名称、出版日期、册（卷）数、字数等内容。馆藏档案形成单位系统表:根据档案形成单位之间或其内部机构的隶属关系，采用直线连接法示意。开放利用档案规章制度:一般应将本馆有关规章制度原文照录。3才由图刊印于指南中的用以表现馆藏珍贵档案、资料、馆舍建筑以及需要用形象介绍本馆工作情况的照片与图形，应配有图号和文字说明。
