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1、公司公文处理办法第一章总则第一条为了认真贯彻相关法规、条例，推进公司公文处理工作科学化、制度化、规范化，特制定本办法。第二条本办法定义及适用范围。本办法所指公文按党政机关公文处理工作条例的定义。是对公司及各单位内部制发、外部接收的具有法定效力和规范体式的普发文件，从公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公司常用公文有下述10个种类：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（四）通报。
2、适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（八）批复。适用于答复下级机关请示事项。（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第三条文件的载体可以是纸张、光盘、照片、电子媒体或它们的组合等。第二章工作职责第四条公司办公室主管机关本部的公文处理工作，并负责对本系统公文处理工作进行业务指导和督促检查。公司办公室确定一名主管公文处理工作的负责人，并
3、配备专职文秘人员，负责公文的核稿、传递、用印、立卷、归档等管理工公司机关各部室负责本部门文件的编制、审核、评审、更改、经办、保管、处理与本部门有关的公文。公司机关各部室应当配备一名兼职文件管理员。各单位办公室是本制度的主责管理部门，负责本单位公文管理及指导下属单位的公文处理工作。下属单位办公室应当确定一名负责人主管公文处理工作，并视实际情况配备专职或兼职文秘人员，负责公文的核稿、传递、用印、立卷、归档等管理工作。第三章公文格式第五条公司公文一般由发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（
4、一）发文单位标志应写全称。下行文，发文单位标志一律加“文件二宇，上行文、平行文则不加，以示区别。（二）发文字号由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。公司文件的发文字号由公司办公室负责统一编排。公司机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是建”，第二个层次是公司机关主办文件的部门的代字。（三）公司文件上行文应标注签发人姓名，由发文机关的主要负责人签发。下行文不标注签发人。（四）公文标题，由发文机关名称、事由和文种组成。其中，发文机关名称为全称或规范简称。（五）以公司名义制发的公文，视公文内容应注明主送机关和抄送机关，须使用部门全称、规范化简称或者同类型统称。抄送机关的顺序按先上级机关、再平级机关、
5、后下级机关的次序排列。除答复领导人直接交办或指定索要的公文外，各种公文不写报领导个人字样。上行文只写一个主送机关。（六）公文正文中小标题层次序号依次使用一、”“（一）”1.”“（1）标注，第一层序号及小标题用3号黑体，第二层用3号楷体，第三层及以下均用3号仿宋体。如只有一层标题时，使用一、”标注，如只有两层标题时，使用一、L标注。（七）公文如有附件，附件标题置于正文之后、成文日期之前；如附件较多，应逐件写明附件的阿拉伯顺序号和名称。转发的公文属于公文的正文部分，不能作为附件，不需标注附件说明。（八）发文单位的署名，为发文单位的全称。(九)成文日期，以单位领导人签发的日期为准。会议通过的事项，以
6、通过日期为准。(十)公司公文中的请示、报告、批复、函、人事任命，及对外单位出示的公文，应当加盖印章，并与单位署名相符。对内发布的有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖印章。公文加盖印章的页面应同时显示正文、发文单位署名和印章。(H-)凡是请示、报告、函，应有附注，附注编排在成文日期下一行，注明联系人和联系电话。需要说明的事项也可在附注中注明。(十二)公文应标注页码，即公文页数顺序号。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。第六条公司联合行文时，发文单位标志、发文单位署名，并用行文机构全称，且党委在前；发文字号只用党委文号；标题应标发文机关全称或规范简称;成文日期以最后签发的主要负责人签
7、发日期为准。第七条公司公文的版式按照党政机关公文格式(GB/T9704-2012)国家标准执行。公司下属单位公文参照公司版式，但版头发文单位标志的字体要小于公司的发文单位标志。第八条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照(GB/T9704-2012)中的有关国家标准和规定执行。第九条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。第四章行文规则第十条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的，应同时抄送被越过的单位。第十二条向上级单位行文，应当遵循以下规则：
8、(一)原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。二级单位在向公司行文时，原则上主送公司党委或者公司中的一个，不得党委和行政同时主送，如需周知或支持的，可以采取抄送的方（二）向上级主管部门请示、报告重大事项，应经本单位同意或者授权；报送公司的请示、报告应标注单位主要负责人签发姓名，并在附注处注明联系人、联系电话。公司各部门和办公室都不得以自身的名义直接向上行文。（三）公司二级公司的下属单位原则上不得直接向公司行文请示，有需向公司请示事项时，应报所属二级公司，由二级公司向公司行文；二级公司在接到下属单位请示后，向公司行文时，需提出倾向性意见，不得将下属单位请示
9、原文转报公司。（四）请示应一文一事。不同的请示事项涉及不同的分管领导和办理部门，不能多项请示合并成一个公文报送。请示和报告不能混用，报告中不得夹带请示事项，以免贻误请示事项的办理。向公司报送请示，应给公司留出研究办理的时间，一般事项不超过5个工作日，紧急事项一般不得少于3个工作日。（五）各单位在报送公文时，除由公司领导明确交办的个别事项要求报送其本人和确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事项以及部分涉外事项外，一律不得以单位名义向公司领导报送公文，即主送单位不得直接写“公司领导”或领导名字。（六）各单位报送文件时，内容即涉及党委又涉及行政的，既可主送公司党委抄送公司，又可主送公司抄送公司党
10、委。第十三条向下级单位行文，应遵循以下规则：（一）二级单位涉及全局性工作的重要行文应当同时抄送公司。重要行文，指贯彻公司的重大决策、决议、决定等文件精神的落实意见，涉及全局性工作的重要部署、重大决策和重要事项的办理，处置重大事件、突发事件的预案和措施等方面的文件。（二）需一事一批复。办公室对各单位送来的请示，登记后，按其内容送主管业务部门。主管部门接到请示后，要认真进行研究处理，需要征求有关部门意见的，要主动征求有关部门意见，必要时应请有关部门会审、签署意见后，再提出处理意见，并送主管领导批示。主管领导批示后，返回主管部门。其中需要正式行文批复的，由主管部门行文；不需要正式行文批复的，将请示和
11、领导批示一并退回办公室，由办公室转办。（三）公司各部门不得以自身的名义直接向下行文。第十四条同级党委、行政与工会必要时可以联合行文。属于党委、行政、工会各自职权范围内的工作，不得联合行文。第五章公文拟制第十五条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。（一）主办部门负责公文的起草和校对。起草人逐项填写发文签批表”。（一）主办部门负责人审核文稿的意图、观点、文字、上网与否、发放范围等,并同现行有关公文相衔接,签字后交办公室核稿,不得直接送公司领导签发。如需会签，主办部门应当送会签部门负责人会签后再送办公室核稿。（三）主办部门起草各类管理规范性公文，需深入调查研究,充分进行论证，广泛听取意见。（四
12、）紧急公文应当提出办理时限。拟文时在发文稿纸”上的“紧急公文”一栏标注，说明时限要求。（五）办公室负责校核行文的文种、文字、结构、格式、上网与否、发放范围，办公室发文核稿一般不超过3个工作日。重要公文报领导签发前，应交办公室主任审阅。（六）审定的公文报领导审批，重要公文和上行文由单位主要负责人签发。领导签发后，办公室编发文号。（七）公司请示、函、会议纪要或特殊情况草拟的公文，一般只在网上登记文号，正文不上网，其他文件在网上发布。不上网的文件需在“发文稿纸”标注。第六章公文办理第十六条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第十七条收文办理。主要程序：（一）签收与登记。凡是发给办公室的文件，由
13、办公室人员统一收拆、登记。其他部门和个人都不准直接将未经办公室登记、编号的正式公文，直接送领导个人或部门处理。（二）初审。办公室对收到的公文应当进行初审。初审内容：是否应由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（三）承办。阅知性公文应根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文办公室主任应当提出拟办意见报本单位领导人批示或者转有关部门办理，领导人应在3个工作日内做出批示。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门：紧急公文应当明确办
14、理时限。承办部门对交办的公文一般应当在3个工作日内将调查了解的情况和办理意见送呈主管领导批办；有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕；不能按期办理的，主办处室应在办理期限结束前，向主管领导说明情况，同时应告知办公室，由办公室记录原因备查并督促办理。（四）传阅。根据单位有关负责人批示和工作需要将公文及时送有关领导同志阅知或批示。文件传阅在每位领导和部门的停留时间一般不超过2个工作日。领导和各处室在阅毕后，应将传阅文件退回办公室，不要横传。（五）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应由专人负责催办。（六）答复。公文的办理结果应及时答复来文单位，并根
15、据需要告知相关单位。答复的方式：一是根据有关规定制发公文；二是将公司领导在文件上的批示复印件转来文单位。第十八条发文办理。主要程序是：（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前办公室文秘应当进行复核，复核的重点：一是是否经过办公室审核。二是公文审批权限是否准确，有无遗漏相关负责人审批。三是内容、文种、格式是否准确规范。四是公文内容作实质性修改的，是否报签批人复审。（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细登记以下内容：发文字号、标题、签发人、主送单位、成文日期，分送范围、印发日期、印制份数等。（三）印制。经拟稿部门完成文稿校对后，印制公文。公文印制应当遵循三点
16、基本要求：一是确保质量，准确无误；二是确保时效，不压不误；三是确保安全保密.（四）核发。公文印制完毕，办公室负责审核该文件的秘书应对成品文件进行检查，一是检查文字；二是检查格式；三是检查印刷质量。包括装订、页码等。成品文件经检查无误后，方可发送。第十九条涉密公文应当通过机要收发人员进行传递。第二十条需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及公司档案管理规定，应在第二年6月底前，立卷归档完毕。两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复印件，同时要注明原件的出处（存放处）。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。第七章公文管理第二十一条公文管理是指以安全保密和
