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1、中铁六局集团有限公司海外工程分公司办事处管理办法（试行）第一章总则第一条为加强中铁六局集团有限公司海外工程分公司（以下简称海外公司）办事处建设，规范管理，明确职责，有效发挥其在经营开发工作中的重要作用，特制定本办法。第二条办事处是海外公司商务部的派出机构，主要负责所在国别的经营开发工作；完成海外公司下达的经营开发考核任务。第三条海外公司对办事处的年终薪酬兑现进行审核确定，并对年度经费进行预算管理。海外公司商务部负责办事处管理和考核的具体工作。第二章组织机构第四条办事处中方定员为4人、外方员工根据需要聘用（设主任1人，副主任视实际情况设置，开发经理若干），由海外公司下达机构和人事命令；主任负责办
2、事处的全面工作，对办事处其他工作人员的工作进行指导，对商务部汇报日常工作及重点问题；副主任（如有）负责对工作人员的具体开发项目进行业务指导，并对重点开发项目的开发策划进行修改和审核；工作人员为开发经理，负责具体项目信息的收集、整理、分析和跟踪工作，定期向主（副）主任汇报开发思路、实施计划和实施效果，主（副）任应对其进行业务指导和监督。第五条海外公司商务部负责对办事处主任和其他工作人员进行工作检查、监督和考核，并对其人事变动、工作奖惩提出意见和建议。第三章工作职责第六条遵守所在国家和各级政府有关招投标的政策、法律、法规，全面完成海外公司下达的开发指标。第七条负责与所在国家的有关政府、行业主管部门
3、、工程项目建设单位、招标单位、设计单位、咨询单位等建立并保持良好的业务关系。第八条根据集团公司的施工实力和业务优势,有重点地收集、整理、分析所在国别基本建设信息，建立基本项目信息库并对其中的重点项目制定追踪计划、追踪措施、实施方案和效果评价等全过程统一方针，编制开发流程图，反映与相关各方的关系并预估（预）可研编制时间、初步设计时间、投议标时间等重要时间节点，将相关情况及时准确地向海外公司商务部汇报，并每年对以上内容进行更新。过程中要积极主动追踪信息，了解实质性情况，有准对性采取措施，全力推动项目向前发展。第九条完成海外公司领导和商务部交办的其他工作。第四章日常管理第十条办事处要严格遵守海外公司
4、商务部的经营开发相关管理办法，接受商务部的业务指导、监督及检查，并根据本办法制定办事处日常管理细则。第十一条办事处要建立定期分析制度，对跟踪项目进行认真分析。（一）办事处按照商务部项目前期信息收集的相关规定，按时上报各类项目信息。（二）办事处每周将工作总结以书面形式按时上报商务部。（三）办事处要及时将重点跟踪项目的运作情况以书面形式上报商务部。（四）办事处在上报以上材料时应将需要商务部指导或配合的相关事宜予以明确，以提高信息上报的有效性和效率性。第十二条投标。（一）办事处经过缜密分析、跟踪后，确定需要参与投标的项目后应提前向商务部汇报,商务部应根据工程类别和规模提前筹划,选定配合单位，组织海外
5、公司工程部、经营部、物资部、财务部等部门成立投标小组，做好分工和协作的布局工作，待获得招标文件后编制投标文件组卷时间表，按时保质地完成投标工作。（二）办事处在投标过程中应配合商务部做好当地资源的情况调查工作，包括当地材料的供应量及价格、燃料价格等，以及当地劳工政策、人工价格、机械设备租赁单价、税费和汇率波动预测等工作。（三）如有必要海外公司相关部门应派人到办事处所在国别进行现场指导，协助办事处完成相关工作。第十三条接待。办事处围绕项目开发开展的接待工作包括在当地的宴请和延伸至国内的外事接待活动，接待应秉持廉洁节俭原则，认真贯彻落实中央“八项规定”要求，反对讲排场、比阔气，反对铺张浪费，坚决抵制
6、享乐主义和奢靡之风。当地的宴请由办事处根据经营开发工作需要在预算范围内自行安排；延伸至国内的外事接待工作由公司商务部负责牵头组织，办事处给予积极配合，具体分工如下。（一）围绕项目开发而开展的接待活动如需延伸至国内，办事处需提前报公司商务部，说明此次接待活动与项目开发的推动价值与意义、接待方案等，商务部根据集团公司对外事接待管理的相关文件对被接待对象的重要性进行评价，在与办事处沟通后确定最终接待方案，并按照市场报价确定接待活动预算，报公司领导批准，办事处按批准后的方案执行接待工作，发生的相关费用在日常经费中列支；（二）商务接待等重要活动如涉及使用公务用车、集团公司会议室时，商务部应提前向海外公司
7、办公室提出计划，并安排具体人员与办公室做好对接工作，必要时经公司领导批准可由办公室配合接待工作；（三）接待中如有集团公司领导参与，办事处应提前为领导准备有关来访人的基本资料，重点突出来访人与项目开发的关系，以及我方对项目下一步推进计划的关切点，以便集团领导在接待过程中适时地向对方提及与项目开发相关的事宜，体现出围绕项目开发的接待效果。接待的具体流程及标准参见公司关于中铁六局驻外办事处接待流程及标准。第五章经费管理第十四条办事处日常经费是指在经营开发过程中所必须支出的各项费用，不包括办事处负责人及工作人员的薪酬（其薪酬预算由海外公司人力资源部核定）。日常经费包括房屋租赁费、汽车使用费、日常办公费
8、（办公用品、报刊图书资料、通信费、印刷制作费、邮电费等）、差旅交通费（含机票、签证费、国内差旅费等）、低值易耗品费、业务招待费。日常经费由办事处提出预算申请，上报商务部审核，经海外公司批准后由财务部下达年度经费预算指标。办事处根据海外公司核定的经费预算指标,对日常经费进行按月分劈。第十五条日常经费由办事处控制使用，费用由办事处负责人签字，报海外公司领导审批。在执行过程中如有预算外项目发生造成经费不足时，须事前向海外公司领导申请并及时办理预算调整手续。海外公司财务部应定期或不定期对办事处经费开支的真实性、合法性进行专项检查，并及时向公司领导通报检查结果。第十六条办事处未经海外公司批准不得发生对企
9、业产生连带责任的财经行为。如：对外出具担保、借贷、保函、预付中介款、承诺函等。第六章考核与奖励第十七条办事处全体人员日常工资待遇参照公司机关人员出国执行，年底随商务部一并进行考核兑现；当年有中标额时按照海外公司经营开发考核兑现奖励办法予以兑现。第十八条海外公司与办事处签订承揽任务指标责任书，确定当年新签合同额指标计划。年终奖励兑现，由集团公司审核确定。经营性分公司（办事处）实行年度经营计划考核。第十九条办事处若存在下列情况的，在取消以上奖励外，还要追究当事人及办事处负责人的责任，甚至法律责任：（一）在经营投标过程中故意隐瞒有关信息，造成投标重大失误的；（二）违反集团公司有关规定，出卖企业资质为个人谋求不当利益的;（三）其它发生严重损坏企业信誉，破坏企业形象行为的。第七章附则第二十条本办法自公布之日执行。未述及之事宜按照集团公司相关管理办法执行。第二十一条本办法由海外公司商务部负责解释和修订。
