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1、物资采购管理制度1目的为规范采购程序、提高采购效率,服务生产,特制定本制度。2适用范围本制度适用于矿业公司所有物资采购的管理。3职责企管部:负责物资采购过程的监管。物管处:负责物资计划收集、考评,标书申请、通报执行,合同管理,资金支付及风险管控,质保金管理,供应商管理等。招标办:负责物资招标、结果下达,执行过程监督等。财务部:负责资金审核、支付、往来款管理、风险管控。4采购管理4.1标书申请4.Ll批次采购金额达10万元,具备招标条件的,采购员按招标办要求填写招标审批表,送专业部门签字,物管负责人审批,每月12日前将月度计划所有标书制作完成送招标办招标;需要走议价或单一来源的物资,申报议价评审
2、表(炸药、导爆管)、单一来源采购表。4. 1.2一万元以下物资,采购员向三家以上有效客户进行询价,物管负责人签批即可执行;1至10万元的物资需同时将供应商报价盖章件作为附件,厂2万物管负责人签批即可执行,2-10万元的物资签批程序:物管负责人、招标负责人、企管部长、专业部门负责人、分管副总、总经理。4.1 .3急件48小时内将物资送达计划单位。4.2 合同拟签4 .2.1批次采购额5万元及以上的必须签订合同;批次采购额5万元以内但需支付预付款、留有质保金、有技术协议、对安全生产或产品质量等有影响的,必须签订合同。4.2.2采购员收到招标结果后,对需要签订合同的,7天内完成合同拟签及供方盖章合同
3、收集。需签订技术协议的,3天内通知客户与专业部门签订技术协议,物管处收到审批技术协议后再签订商务合同,经业务部门、专业部门、企管部、财务部审核后,报公司总经理审批,双方盖章生效。非范本合同需传法务人员、分管领导审签。5 .2.3物管处按公司不同主体将合同编号,建立台账,报送、存档。4. 3订单下达4.3. 1采购员根据审批后的招标结果制作物资采购订单,1至3天内完成,使用部门再次确认后下发供应商备货。4.3.2订单需注明采购信息、质保金比例、合同编号,除非生产性物资(劳保除外)不允许下达手工清单,无物料编码的物资在货到后由使用部门完成浪潮订单的下达。4.3.3采购员负责向财务材料模块提供招标结
4、果,材料模块负责采购订单的审核。4. 3.4验收依据送达。采购员将物资验收依据:评标结果通报、采购订单、采购合同、技术协议、招标样品、其他需要说明事项送达中转站、各单位。5价格管理5.1定价模式。分议价采购(含单一来源)、价质评判、竞价采购、外部招标四类。5. 议价采购(含单一来源):对议价采购的物资实行准入制,由各矿申报,物管处审批后列入准入目录,在准入目录范围内的品种符合以下要求的,可实行议价采购。6. 1.Ll政府专控物资(雷管、炸药)、柴油,可实行联合议价模式。5. 1.1.2单一来源采购的物资,经专业部门签字确认,可实行联合议价模式。5. 1.1.3公司内部销售的加工物资由供需双方参
5、照市场价格自行协商确定。5. 1.2价质评判及竞价采购:其中单批次采购金额2万以上的由招标办负责;2万以内的由业务单位负责。5. 1.3对于价格稳定的物资可实行预招标,执行期最长不超过1年(辅材不超过半年),并需报公司物管处备案。5. 1.4外部招标:按矿业公司招标管理制度执行。5. 2价格对标物管处对原辅材料采购价格进行对标,开展内外部比价。其中议价采购品种在首次签订合同之前应对采购价格进行演排对标,并存档备查。竞价采购品种原则上对年累计采购量大于100万,每季度至少组织演排对标一次。6供应商管理6. 1供应商准入6.1.1 资质审核:公司应对供应商营业执照、安全生产许可证、特种设备制造许可
6、证、危险化学品经营许可证、危险货物道路运输资格证、经营产品授权证书、委托代理人授权委托书等资质证件进行审核,确保合法合规。6.1.2调查评估:公司原则上应对拟准入供应商进行现场考察,形成书面考察报告作为准入申请的附件,专业类物资必须由专业技术部门参与。6.1.3准入条件6.1.3.1所有客户准入必须限定物资类别,明确合作内容。6.L3.2对具备直供条件的物资,必须由生产厂家直供,不具备直供条件的物资,必须与一级代理商及厂家指定区域代理商合作。特殊情况需与其它贸易商合作的,贸易商工商注册时间必须满三年。6.1.4准入审批:符合准入要求的客户,由公司物管处、使用单位、专业管理部门、总经理审核,报集
7、团审批通过后纳入集团合格供方库管理。其中通用类物资由集团市场管理部审批,专业类物资实行集团市场管理部与集团企管部会签制。6.2供应商评价6.2.1评价标准6.2.2一般问题:物资质量存在较小偏离不影响使用;售后服务响应不积极;交货期存在延后等。6.2.3 较大问题:质量:偷工减料,更换较低品牌,主要质量指标严重偏离,但未明显造成生产影响;价格:中标后不履行,以非正当理由提出涨价,同时段供给不同子公司的价格严重偏离达30%以上等;数量:短件达到10%以上20%以下;交货期:严重拖延交货;发票:故意拖延不开具或重复开具发票意图不良。6.2.4 重大问题:交货期:合同签订生效后以各种理由不发货;数量
8、:短件达到20%以上;招投标:以非正当的方式谋取中标;技术及售后不响应,性质恶劣;非正当供货:未经正常程序直接向使用部门供货,或因此实施敲诈勒索行为;质量:因物资质量问题导致系统减量及对安全环保、产品质量造成影响;采取司法诉讼、堵门等极端手段解决合作中的问题;违反廉洁从业准则及约定。6.3评价结果运用6.3. 1物管处对供应商供货情况进行评价,一年为一个考评周期,总分100分,实行扣分制,一般问题扣5分/次,较大问题扣10分/次,累计得分70分予以警示,暂停合作三个月,整改合格方可恢复合作。6.3.2年度内被警示两次以上的,直接取消合作资格。6. 3.3重大问题直接纳入黑名单。附:供应商评价表
9、6.4 档案管理:加强供应商档案管理,对资质证件、准入及评价资料存档备查。7资金支付6.5 计划审核:物管处每月23号前审核下月物资资金计划。6.6 汇款申请:物管处每月8号前完成到货款资金申请、传签,3天内完成预付款资金申请、传签;每周五统计下周需支付明细并报审;每月分析支付情况,确保支付平衡。7. 3汇款:财务部筹集资金,每周支付审批款项。8风险管控8. 1风险8.1.1预付类:超过两个月账龄(含两个月)未到货预付账款。8.1.2发票类:已到货结算后两个月内(含两个月)未到票的预付账款。8. 2管控措施8.2 .1采购付款由业务部门填写申请汇款单后,经财务部对往来余额情况确认签字后,方可执
10、行。8.3 .2物管处、各单位费用出纳每月底核对往来,对新增风险,财务部、物管处分别于次月5日前书面向公司领导报告。8. 3风险处理办法8.3 .1因违反管理制度造成风险的,直接责任人立即停职开始风险清收,每月按最低标准发放工资,直至风险收回。8.4 .2因其它原因造成风险的,直接责任人立即停职开始风险清收,每月按最低标准发放工资,直至风险收回,风险全部清收退还所扣工资。9考评凡未按照上述规定执行的,考核50200元/次,情节严重的进行责任追究。10本制度由企管部负责解释,从下发之日起开始执行。关于*的考察报告结论:一、XXXXo二、XXXXo三、XXXXo根据公司生产经营需要,XX于XX年X
11、X月XX日赴XX地对XX进行了实地考察,现将考察情况汇报如下:一、被考察企业介绍。包括该企业的登记注册信息、主要资质介绍等二、硬件和质量情况。介绍该企业的工艺、设备、装置概况,如何对质量把控。三、行业情况。介绍该企业在行业中处于什么位置,有何优势、劣势。四、业绩介绍。介绍该企业产品的使用业绩如何。合作建议:1. xxxxo2. xxxxo3. xxxxo联系人及联系方式:XXX公司XX年XX月XX日供应商入网登记表企业注册名称:企业类型企业注册号:营业执照注册号营业期限:注册地址及时间法人及联系方式:授权委托代表及联系方式企业所在地:注册资本登记机关:最近年检时间业务推荐人:推荐理由经营范围:行业资质:备注:营业执照、法人身份证、授权委托书及委托人身份证、业绩及相关证书需扫描附件