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1、企业常用专用文种企业常用专用文种专用文件是指在一定工作部门或业务领域，根据特殊需要专门使用的文件。专用文件在国家建设和社会生活中起着重要作用，是不可或缺的一部分。专用文件具有自己的特点，如特定的使用领域、特定的格式要求、特定的文件处理程序等。因此，专用文件同通用文件有很大区别。由于业务性质的要求，专用文件具有很强的专业性，因此，不同业务的文种不可互用，即便是同一业务不同环节的公文亦不可相互代替。专用文件用于专门业务，发挥专门效用。另外，较多地使用专业术语也是专用文件的一大特点。专用文件的种类十分广泛。企业常用专用文种有经济文件、财会文件、审计文件、金融文件、商务文件、涉外经贸文件、人事文件、城
2、建及房地产文件、教育及教学文件、工商文件、税务文件、保险文件、海关文件、公证文件等。本节仅择要介绍。一、经济文件经济文件是经济领域和各级各类机构经济部门中以经济活动的科学管理为目标的各种专用文件总称。经济类文书种类很多，包括经济合同、经济活动分析文件、经济调研决策文件及其他经济文件。(一)经济合同经济合同是在经济活动中，单位与单位、单位与个人、个人与个人之间，为完成某项共同任务，实现各自的经济目的，将经过协商取得的一致意见以书面形式表达出来，并以此明确各方的权利和义务的一种信用文件。经济合同按不同的分类标准可分出不同的种类。(1)从合同内容划分，可分为购销合同、工程承包合同、货物运输合同、财产
3、租赁合同、借款合同、加工承揽合同、财产转移合同。此外还包括科研、技术咨询项目的协作，等价交换等经济合同。(2)从合同时间划分，可分为长期合同、中期合同和短期合同。(3)从合同形式划分，可分为条款合同、表格式合同、条款表格结合式合同。经济合同具有其特性，即经济合同的签订，既是经济活动，又是法律行为。经济合同内容必须合法，一经签订，即具有法律效力。当事人应正确履行自己的权利和义务，不得反悔，不得违约，否则必须承担相应的法律责任，任何一方不得擅自变更或解除合同。法律规定，经济合同的当事人应是具有在国家法律允许的范围内的一定的权利能力和行为能力者。合同任何一方当事人的地位都是平等的，订立合同时应坚持平
4、等互利、协商一致的原则。经济合同的格式比较固定，包括表格式、条款式、表格条款混合式。表格式适用于内容简单、固定的购销、订货合同等；条款式则多用于相对复杂、多变的财产租赁、科技协作合同等。合同的内容主要包括标题、立约单位、合同内容、签署，其中，经济合同的内容应写明标的、数量与质量、价款与酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任等要素。（一）经济活动分析文件经济活动分析文件是根据有关经济资料，进行系统的分析比较，进而做出评价、总结以改进经营管理的一类专用文件。经济活动分析文件以国家的方针、政策和经济理论为指导，以计划指标、会计核算、统计数据和调查研究结果为依据，对某一单位或部门的经济活动现象进行分析
5、，反映其经济活动状况，揭示经济活动规律，提出改进意见，以改进经营管理，提高经济效益。经济活动分析文件包括经济活动分析报告、产销分析报告、质量分析报告、生产成本分析报告、财务分析报告等。（三）经济调研决策文件经济调研决策文件有市场调查报告、市场预测报告、经济预测报告、可行性研究报告、项目建议书、项目评估报告、经营决策报告等。（四）其他经济文件其他经济文件是指在经济活动中所产生的除上述文件以外的其他一系列经济文件，包括招标及投标书、经济计划、经济统计报告、产品说明书、经济评论、经济信息、经济广告、催款通知单等。二、公证文件公证文件是国家公证机关依照法定程序，根据公证当事人的申请，确认有关事务的真实
6、性和合法性的非诉讼活动而形成的一种专用文件。公证文件种类繁多，内容多样，可分为公证申请文件、民事事务公证文件和经济事务公证文件等类型。公证申请文件主要包括各类公证文件申请表、申请书，如拍卖公证申请书、婚前财产公证申请书等。民事事务公证文件种类多种多样，如委托公证书、继承权公证书、遗赠抚养协议书公证书、未婚公证书、遗嘱公证书、财产分割公证书、亲属关系公证书、学历公证书、声明公证书等。经济事务公证书有合同公证书、商标注册公证书、招标（投标）公证书、拍卖公证书、保全证据公证书，以及拒绝公证通知书、撤销公证通知书等。国家司法部对公证文件的作者、格式等做了具体规定，公证书作为国家公证机关在办结公证事项后
7、出具的证明文件，必须由国家公证机关制作、出具。公证书具有法律效用，并适用于国内外。公证书的格式包括首部、正文、尾部三个组成部分。首部有标题和编号；正文主要是证词，是公证书的主体部分；尾部由公证机关、公证员签名、时间和公证处印章组成。三、涉外经贸文件涉外经贸文件即外贸文件，是有关机构在从事对外经济贸易活动中处理各类外贸业务时形成和使用的专用文件。外贸文件种类很多，包括外贸进出口业务文件、国际招标文件、外贸合同文件、外贸函电等。外贸进出口业务文件包括进出口商品经营方案、出口商品检验申请单、进出口货物报关单、进口货物许可证、进口检验申请单、出口许可证、对外贸易产地证明书、商品检验证书等。国际招标文件包括涉外招标通告、涉外投标申请书、涉外投标保证书、涉外投标书等。此外还有涉外意向书、采购委托代理文件、各种外贸合同文件等。
