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1、随着公司业务的不断发展，公司的内部文件日益增多，在传递过程中，偶有出现文件遗失或不能及时传达而误事现象，为进一步完善文件的传达管理，提高文件传达的安全性及效率，更好地配合公司相关事务的运作，现对相关事项作如下规范：一、专人传递：各部门指定专人接收、传递文件（下附名单）。文件传递员（下简称传递员）需设置相应文件架,文件应最基本分设“收”、“发”、“待处理”三个形式，以区别文件的处理状态，其它可据实际情况自行设置。二、文件范围：除绝密文件或仅供主管级以上人员参阅的文件外，其它所有文件原则上由各部门传递员派发传递。三、编号指引：文件外递审批前，传递员应登记及编号，以清楚文件的去向，方便跟进。文件编号
2、应遵循以下原则：1、文件号第一、二位为部门简称（详见附表）；2、第三、四位为月份；3、第五、六位为日期；4、第七位为当日文件流水号。文件号应写在文件的右上角。若只是发文或抄送文件，即不必按上述指引编号。四、传递指引：文件登记及编号后，传递员将文件夹于登记簿中交接收人签收，文件批复后，传递员应在对方的登记簿中（此登记簿可只登记文件编号）作签收，并在自己的文件登记簿中作“”以示批复注销，并署上注销日期。传递员在日常工作中须根据文件审批权限及部门主管的分派指引进行文件的传递分发。若遇传递员或相关人员休假、请假或出差时，部门主管应安排其他同事代为负责，以免因此误事。文件专人传递人员暂定：公司行政文员或
3、前台文员。本规定由行政部制定，并监督执行。发文传阅表发文单位文题传阅单位意见签名：签名：签名：发文文稿首页签发会签发文单位拟稿人审稿人文题主送抄报送发落款附件主题词字号发文日期打印者核订者封发者发文登记表日期发文单位文题主送字号落款编号备注月日收文登记表日期发文单位字号主题主送处理归档月日发文审批单及签收表保密性：口一般口秘密口绝密时效性：口一般口加急特急文件标题发文字号印附主报主办部门拟稿人拟稿日期行政部经理副总经理（签字）审核（签字）总经理（签字）董事长（签字）签收栏：发文审批单保密性：口一般口秘密口绝密时效性：口一般口加急口特急文件标发文字印附主报主办部门拟稿人拟稿日期部门经理（签字）行政经理（签字）副总经理审核（签字）总经理审批（签字）董事长审批（签字）
