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1、档案信息化的指导思想全国档案信息化建设的总体指导思想，即以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。科学的指导思想是在分析当前档案现实工作和需求的基础上总结出来的，是档案信息化建设过程中应遵循的基本原则，它来源于档案业务实践，又服务于现实工作。1 更新观念、与时俱进在信息时代，档案资源作为社会的基础性原生信息源需要得到
2、深入、广泛的开发和利用；档案管理作为社会的基础性管理工作应该在管理方式上进行划时代的变革；档案工作者作为掌握和管理这一重要而特殊的社会资源的主体必须确定正确的指导思想，更新观念、与时俱进，抓住机遇、迎接挑战。（1）要深刻认识国家信息化战略的重大意义。信息化将提升我国现代化的内涵，加速我国现代化的进程；信息化将大大推动科技创新和知识经济的发展，快速增强国际竞争力；信息化将支撑先进生产力的发展，全面融入现代国际社会。(2)要学习和掌握计算机网络技术应用知识，深入研究在档案管理和档案资源的开发利用方面如何应用计算机网络技术，把先进的技术管理手段应用到档案工作中，用现代管理理念驾驭信息技术，用信息技术
3、提升现代管理，努力开展档案信息化工作。(3)必须把档案信息化纳入国家信息化的战略范畴，使档案信息化成为每一个单位信息化建设的重要内容。(4)要走中国特色的档案信息化之路。中国的信息化建设起步较晚但发展迅速，而中国地域间的经济发展不平衡，不能在同一层次和水平上建设与发展，各行业对信息化的需求和内涵也不相同，不能采用一个建设模式。(5)要树立勇于探索、大胆创新的精神，行业需求千差万别，信息技术发展突飞猛进，不能等待现成的模式和方案，只能把握信息技术的基本原理并充分结合现实条件和需求进行积极的探索和建设。2 依法治档、健全制度档案信息化是通过引入现代管理理念、应用信息技术来推动档案管理工作、加速档案
4、资源开发利用的发展道路，也是为适应现代社会数字化、信息化发展的需要而开展的一项具有划时代意义的重要工作。档案信息化是在管理手段上的改变，它并不改变档案形成的规律，更不能改变档案的本质属性和凭证作用。因此，档案信息化必须坚持依法管理，要严格执行中华人民共和国档案法、中华人民共和国保密法等国家相关的法律法规，并依据这些法律法规针对档案信息化建设建立健全规章制度，依法治档。依法开展档案信息化工作包含两层含义：一是必须应用信息技术保证数字档案和档案数字化信息的完整性、真实性、有效性，解决好信息技术处理信息的强大功能与数字档案本身应不可修改的关系，确保数字档案信息真实可信；二是在国家数字档案的凭证作用的
5、各项法律没有制定和颁布之前，在开展档案信息化建设的同时，还必须依法对纸质（实物）档案进行收集、整理和保管，就是做到同一电子文件的收集、归档与其纸质（实物）文件的收集、归档同时进行，对同一文件不能用相同内容的电子数据取代其纸质文件物理形态的收集和归档。健全档案信息化管理制度的另一个重要方面，就是针对档案的数字化进行标准规范的制定，一是信息化建设本身的需要，二是为数字档案的凭证作用和合法化打下坚实的基础。信息化的标准规范有国际标准规范、国家标准规范、地方标准规范和行业标准规范等等，涉及到技术的标准化、管理的标准化、建设的标准化、评价体系的标准化，以及组织工作的规范性。每一个单位的档案信息化，必须根
6、据上述标准规范编制适合自身需要的标准体系，做到网络平台搭建、信息处理和数据库建设、信息共享和安全管理的标准规范。标准体系的编制必须与档案信息化项目的启动同步进行，纳入总体工作计划中。3 业务驱动、人才推动档案信息化是信息社会发展的必然产物，任何一个单位档案信息化的总体规划和分步实施计划都不可能是同一的，其建设内容、目标只能以业务需求为驱动力。业务驱动包括电子商务需求、电子政务需求、基础管理需求、社会服务需求；自动化办公需求、辅助决策需求、自动化控制需求、信息共享与知识化需求等。一方面通过自身的业务需求为档案信息化定位，另一方面通过档案信息化为各项业务需求提供支撑。档案信息化是一项技术性很强的工
7、作，对于人力资源开发和人才队伍建设都有特殊的要求，必须树立依靠人才的思想，以观念更新为先导、技术保障为手段。一是必须加强现有档案工作者的技术培训，充分了解计算机网络技术的原理，掌握软硬件应用的一般知识，切实提高计算机应用技能，把档案管理理论方法与信息技术手段的应用结合起来，用现代管理理念驾驭技术手段，用现代技术推动管理目标的实现，立足信息化的业务需求努力探索档案信息化的建设模式，形成新的管理思想、理论和体系；二是必须对系统的创建与维护人员，特别是档案信息处理的专业技术人员进行档案管理业务知识的培训，包括档案工作的法律法规和档案管理的理论方法，避免把计算机网络技术手段和现代管理设备的配置当作目的
8、，从而忽视对档案管理和开发利用的目的；三是必须认识到信息技术高速发展的规律、社会分工日益精细的现实，档案管理信息系统的完善、应用软件的开发升级、信息安全体系的健全都不可能完全依赖自身的技术力量，而只能依托社会化的信息技术人力资源来支撑，只有充分利用社会化的技术维护资源，才能保证档案信息化始终能够应用最新的信息技术，更好地应用新的应用软件。4 纵向跟踪、横向整合纵向跟踪就是把档案信息化纳入国家信息化战略的全局。各级国家机关要把档案信息化纳入电子政务中，各类学校要把档案信息化纳入电子校务中，各类企业要把档案信息化纳入电子商务中，各级各类社会组织要把档案信息化纳入自身信息化建设中来规划和统一实施；在各个法人组织内部必须将档案信息化工作延伸到每一个工作部门，真正把档案人员传统的手工工作网络变为信息技术支撑的现代化工作网络，有效整合自身的档案资源信息，建立现代管理信息和决策咨询中心。横向整合就是针对与本单位有关联的所有已经开放的档案资源信息进行整合。首先可以在行业之间、区域之间、同类机构之间等进行资源整合和共享，形成区域型共享资源系统；然后再逐渐整合所有的档案资源信息，分类积累国家的信息资源，为信息社会建立强大的资源保障平台，为档案资源的深入、广泛的开发利用，为档案信息的知识化、社会化提供条件，为档案信息化在国家信息化战略中发挥应有的基础性资源支撑作用。
