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1、采购管理制度(JYTGC-ZD-CG-202304A1)编制:审核:批准日期:文件编号：JYT-GC-003工厂采购流程及管理制度一、目的规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，实现产品利润最大化。二、内容1 .总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。2 .基本流程（OA审批流程）：生产任务单图纸BOM核对库存一一采购申请采购实施一一采购合同-交期维护反馈到货验收入库一一采购结算一一仓库管理一一材料领用三、采购流程图:（四）采购流程细则4.1 采购计划1）车间主任收到公司生产
2、任务单和图纸、料单明细后负责复核确认，根据任务实际情况，适时安排启动材料计划，材料计划员与库管员结合核对库存后，编制材料采购计划，提交OA采购申请。注：采购申请单必须注明相应的任务单号及项目名称；采购部结合库存情况对采购计划清单进行监督管理。2）对于规定最低备库要求的常用部件，库管员按备库下限和规定补货量及时向材料计划员提交补货需求，由材料计划员参考近月预排产计划量，编制常用备库件采购计划，厂长审批。提交OA采购申请信息需写全，备注信息明确。4.2 供方选择及管理1）材料采购供货商选择按需求优先考虑在采购部现有合格供应商中直接采购；如新品类或新开发供应商严格执行询议价进行采购，须有三家以上供应
3、商提供报价（暂按单价或单次采购100O元以上），在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格。计划长期合作的走新增供应商流程，临时性应急购买的物品除外。2）常用材料已有合格供方的超合格供方范围采购情况，需上报总公司采购主管领导批准，注明原因。涉及开发供应商准备长期使用的，按“采购新增供应商选择评定程序”，各负责领导审批，同时需提供采购供货商名称及联系方式到工厂。4.3 增供应商选择评定程序：主要原材料及部件新增长期合作供方选择，首先由总部采购部按技术要求寻找开发，经公司技术部认可及使用部门认可，总部采购部、生产部共同参与供方考察合格
4、后即可认定为合格供应商，采购部维护供应商档案。4）供方评价及考核现有供应商评价考核由采购部每年底牵头组织公司相关部门进行，质检及使用部门相关人员参与，填写供方评价表，确定第二年合格供应商名录。4. 3采购合同D合同签定采购合同应清楚地说明订购产品的资料，包括：a-基本内容，即采购物资的图号（或代号）、名称、规格、数量等，重点考虑保证交期；b质量要求、技术标准、检验要求等；c其他内容包括价格、交货期、交货地点、包装标准、运输方式、结算方法及违约责任等。采购合同签定时统一按照OA审批权限审批后，合同生效，同时抄送采购部。特殊应急合同直接电话沟通催办。2）合同台账采购执行后，采购员及时填写、更新合同
5、台帐（注：采购合同台账内容1采购日期、2.生产任务单号、3.项目名称、4.销售或研发合同号、5.采购合同编号、6.供应商名称、7.货物名称、8.采购型号、9.单位、10.数量、I1.单价、12.合同金额、13.收发票金额、14.收发票日期、15.付款金额、16.付款日期、17.按合同未回票金额、18.收票未付款金额、19.采购人、20、备注）采购台账每周二汇总至采购部，报送财务部、工厂厂长（采购部建立合同台账汇总对账群，统一台账格式）。3）采购人员岗位职责以及岗位胜任度评估表（详见附件）4.1 采购部对各子公司采购人员及库管人员具有50%的绩效考核权。4.4 收货及验收入库1）到货验收入库采购
6、员负责物资回厂接货、初验，对照合同要求核实材料名称、规格、数量、外观有无破损等，对公司要求进厂质检验收的专用部件，向质检员报检，交检合格后，提交库管员共同办理物资入库手续，同时跟催发票。每周三将发票和发票转交单一同提交财务。主要针对框架协议范围采购的日常零星五金电料水暖物品，要做到及时采购及时办理入库及出库手续，结算时需提供日常采购统计明细清单，并附有仓库管理人员签字的入库单。2）供方直发现场材料入库办理流程特殊情况，采购材料由供方直发用户或现场情况，物品采购合同签订后，直接发货至客户现场，采购员应填写到货通知单（或提供回执单信息）、发票提交到库管员处，（到货通知单需有采购主管或工厂厂长签字有
7、效，需价格、数量等信息齐全），库管员确认手续齐全后进行办理出入库手续，单据分别给到财务会计。涉及到采购类别、发票信息都不对应情况，采购出入库凭采购部门负责人及工厂厂长，或副总经理以上领导确认签字后办理出入库手续。3）所有入库单据，根据工厂实际工作量，在入库后3-6个工作日内登录到进销存软件系统。4.5 结算管理D付款申请物货入库后根据合同约定申请付款，申请付款须严格执行公司的财务管理规定及审批上报流程，付款内容应与合同台账里销售合同号、项目名称及数据相符，发票入库单齐全（预付款可不附入库单）02）备用金采购：采购备用金原则上不超过5000元，用于采购员现场或日常零星采购，网上采购原则上超过10
8、00元的需走线下签订合同及公对公付款，超出金额等特殊情况的须经过上级领导同意后实施采购，备用金用于专款专用。备用金采购须填写清楚采购用途，凭付款凭证、入库单、正规发票（注：如采购品种规格型号复杂做好清单明细表，便于报销的审批）并同时做好台账登记表且与合同台帐共同管理。（五）质量相关1、所有采购参数及要求不清楚的可以直接与需求部门领导反馈沟通确认后实施。2、采购物品验收合格前由采购人员负责，如遇采购过程中不能确认参数或技术要求的须反馈上级领导确认或相应技术部门确认后实施采购。3、对于收货时出现质量不能满足要求的，采购人员及时与主管领导沟通协调退换货；并上报采购部，由采购部牵头分析出现原因避免后续
9、类似事件发生，4、物品在使用过程中出现的质量问题沟通由采购员协调处理。（六）采购报备实施采购前要求及时上报总公司采购部，批准后方可执行的项目：1、重大项目及特殊要求类提前上报采购部（咨询合同类、单项合同额大于5万元大额采购合同，钢材类除外）。2、常规部件采购成本高于公司集采已确定价格的情况。（七）需通过OA系统进行审批的事项及流程（一）合同签定通过OA系统进行的审批1、采购合同执行人按照对应需求发起审批，合同金额万以下部门主管领导负责审批，合同金额5万以上到采购部审批。2、合同审批原则是两天内审批完成，特殊紧急或超期情况当事人须直接电话提醒相关领导催办避免延误。（二）采购付款通过OA系统进行审
10、批1.采购付款申请条件：必须有采购合同及台帐上登记包括的，货物已经收到验收合格且发票已经收到的；合同有预付款的、或特殊情况款到发货及特殊紧急任务。2、付款申请包含内容：须有库管员签字、质检人员签字，由相关采购人员发起OA流程审批。2、审批权限：按各部门领导及子公司领导付款权限执行，审批完成须知会采购部，采购部有异议的及时与主管领导沟通反馈。3、超权限付款：采购部负责汇总资金需求与财务部进行沟通解决，如遇支付困难的采购部领导须及时与各主管领导沟通协商处理；与财务部协商解决不了的采购部负责汇总需求转交财务部向总经理汇报处理。（八）库存管理1、库管员应按材料的贮存要求对库房或货场进行检查确保现场干燥
11、、垛基础要牢固并有安全及环保措施。2、库管员负责对库房存放材料要做到分类码放，标签悬挂、料架摆放纵横成线，货物码放要上放轻、下放重、货位间距合理、道路要畅通、便于收发及应急处理。3、库管员对其所管材料进行标识，标志鲜明，材质不混，名称不错，规格不串，做到帐、卡、物相符。4、化学危险品要单独隔离存放（专库或专柜）,标识明显，应有环保、安全防护措施。具封或行公司化学危险品控制程序O5、库管员对库存材料应根据不同季节做好安全、防火、防盗、防锈、防冻、防潮、防丢等工作。6、材料在保管期间如发现不良现象（如：绣蚀或损坏）应及时上报工区经理做相对应处理。7、库管员要做好定期检查、维护保养及盘点。对有贮存期
12、限的物资在“保管明细帐”中要注明产品出厂日期和有效期。（九）材料领料管理1、材料领用应执行“先进先出”的原则，按出厂日期或进货日期先后顺序发放（必要时应进行状态标识移植）。2、库管员依据生产任务单的内容进行物料领用登记，出库单应有库管员、生产主管、厂长签字确认后进行材料发放，要及时填写领料单（领料单内容必须有项目名称、销售合同号、生产产品名称），并保存领料凭证，以便追溯。3、超过贮存期限及呆滞半年以上的材料，应进行重新检验，经由四方人员（注：库管员、生产主管、技术部、工厂负责人）签字确认后交由公司采购部统一处理。4、所有领料单据，根据工厂实际工作量，在出库后3-6个工作日内登录到进销存软件系统
13、。（十）档案管理（一）供应商档案采购部负责供应商档案维护，包括供应商资质存档更新、代理授权书维护及更新等。（二）采购合同档案1、所有采购合同原件及合同执行过程中的过程文件，需登记造册妥善存放；每份合同需扫描保存电子版。2、合同含有相应图纸、技术资料、验收单、检测报告等需在合同中后附。（九）档案责任及档案检查。（一）总公司合同档案总公司管理，采购主管领导负责制：子公司合同档案子公司管理，子公司领导负责制。（二）档案移交时由相关主管领导负责监交。（三）档案定期检查采购部会对档案进行不定期抽查，此外还会每年度进行一次全面检查。TY-CG003供方评价表评价日期供方名称交期质量售后服务评价结论ABCA
14、BCABC评价标准：交期A及时质A采购件无不良，加工件不良率Wl%售后服务A良好B稍延误B采购件不良率W2%,加工件不良率为居-2%B一般C严重延误C采购件不良率2%,加工件不良率2%C较差评价结论：A:增加业务量B:保持现状C:减少业务量D:限期改善要求并提供整改报告E:取消供方资格注：涉及取消外购供方资格时必须工厂厂长公司采购部经理确认TY-CG004供方考察报告考察日期填表日期填写人单位名称法人代表地址联系人企业性质年销售总额万元电话人员总数固定资产值万元S09000认证单位所属行业是正在申请否主要产品美国U1.认证产品3C认证产品其他与JYT相关产品产品生产情况1.引进技术2.自主开发3.引进设备4.传统产品5.合资合作生产主要用户主要生产设备主要检测设备近期经营情况1.良好。2.盈亏基本平衡。3.亏损。对该单位总体管理水平的判断.很高。2.较好。3.一般，4.较差。对该单位稳定供货能力的判断1.良好。2.一般。3.难判断。对该单位服务态度的判断1.积极热情。2.一般3.较差。注
