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1、XX高等职业技术学院固定资产档案管理工作规范为提高学院固定资产档案（以下简称资产档案）的质量和管理水平，充分发挥资产档案在教学、科研以及后勤服务中的作用，并为高校资产档案工作的考核提供依据，结合学院资产管理运行的实际情况，制定本规范。一、资产档案管理的基本原则资产档案是指学院固定资产在购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料及随机材料。资产档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保资产档案完整、准确、系统和安全。资产档案工作列入学院发展计划，配备必要的库房、设备以及相关人员。二、资产档案归档范围的确定（
2、一）归档原则1 .归档的资产管理工作和固定资产立项、论证、申购、验收、维修、改造等各个环节中形成的文件材料，必须对学院、社会具有参考价值和凭证作用。2 .归档的文件材料必须反映固定资产管理和仪器设备项目从立项到改造的全过程，保证完整、准确、系统。3 .归档的固定资产文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。4 .作为学院固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、稀的仪器设备，必须归档。5 .在通用固定资产形成过程中具有保存价值的文件资料，必须归档。（二）归档的主要内容和重点1.归档的主要内容包括综合性管理档案和技术性管理档案。技术性管理档案主要指仪器设备项目的依据性
3、材料（立项、论证、申购、审批、采购等）、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等文件资料，土建工程的项目计划、可行性论证报告、上级有关部门的批文、工程招投标、预决算报告、交付使用表等有关的文件资料。6 .归档的重点是仪器设备项目（特别是价值10万元以上的贵重精密仪器、设备，具体内容依据学院贵重精密仪器购建、使用及维护管理细则确定）和大型土建项目各个环节形成的不同载体的文件材料。三、固定资产文件材料的部门立卷及归档流程（一）固定资产文件材料的形成与积累1 .学院档案室是学院资产文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专职档案员集中管理学院的资产文件材料。2 .从申购资产到验收完毕（进口设备到索赔期满
4、）过程中形成的管理性文件和技术性文件，均由资产领用部门负责收集、积累，过程结束后移交学院档案室。3 .资产保管使用部门负责资产随机文件材料以及资产开箱、调试验收、使用记录文件材料的收集、积累，并及时整理登记，妥善保管。4 .10万元以上设备的开箱验收必须有后勤处派员参加，以监督、检查指导设备文字、材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，后勤处人员应拒绝在验收记录上签字。待设备订购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。5 .各设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，对设备的使用、维修、改造活动要有完整记录，确保设备文件的
5、完整、系统、准确。6 .设备文件材料必须打印或用钢笔书写。要求字迹工整，图样清晰。7 .各部门应根据设备文件材料管理的不同要求整理归档，一般归档一份，重要的和经常使用的应当加副本。（二）整理组卷1 .坚持由资产文件材料形成部门立卷的原则。资产验收完成和进口设备索赔期满后，资产使用部门、后勤处和财务处及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。2 .根据资产文件材料的形成规律以及资产文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有联系并且便于利用查找的组卷原则下，将每项资产的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。3 .将最能反映资产购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文
6、件、招投标文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余资产技术文件材料按资产的工作程序及重要程度，依次系统排列。4 .资产文件材料中的非纸质载体材料，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。5 .卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。6 .拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，涉及引进设备中专用文件夹的，可以保持原状。7 .资产文件材料采用卷盒和卷袋的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。8 .全部资产文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号
7、（铅笔标注）位置在非装订线一侧的上角，对不装订卷在每件文件加盖有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。9 .认真填写卷内目录和备考表。卷内目录可打印或用钢笔填写，字迹工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。备考表写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时由档案管理人员随时在备考表上注明。10 .拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题，控制在100个字符以内。11 .确定资产档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、招投标
8、文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管。设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。12 .资产档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，资产档案文件材料原则上无密级。（三）归档验收1 .资产保管使用部门和后勤处的档案管理员，填写移交目录，内容包括资产文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份，归档时双方签字（部门负责人、档案管理员），各持一份备查。2 .设备档案的归档时间为设备保质期满后两个月，引进设备为索赔期满后两个月。四、资产档案工作岗位责任制（一）学院档案部门岗位职责1 .根
9、据国家有关档案工作的方针、政策和法规，制定本部门资产档案工作各项管理制度。2 .指导、监督、检查、协助资产管理部门、使用部门做好资产文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查验收档案是否完整、准确和系统。3 .负责资产档案的接受、整理、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。4 .遵守国家有关法规，保证资产档案的机密和档案的安全，维护本单位和科技人员的合法权益。（二）后勤处岗位职责1 .制定和健全有关的资产管理制度，确保资产档案工作全面纳入计划、采购、验收、使用、处置等管理工作中，并监督各部门执行。2 .指导各部门资产管理员的工作，帮助和支持学院档案部门做好资产档案管理工作。3 .协助各部门做好资
10、产档案的鉴定等工作。（三）兼职资产档案管理人员（资产管理员）职责1 .督促设备使用人员形成和积累设备使用的文件材料，并定期收集。2 .按资产立项（计划）、考察论证、审批、采购供应、验收或索赔等工作程序，形成、积累资产管理技术文件材料，及时整理归档。3 .认真做好资产随机文件材料的清点、组卷工作并按规定及时向档案部门归档。4.对基本建设中形成的各种文件资料，按规定整理后移交学院档案部门。五、档案归档范围和保管期限见附件。六、本规范由后勤处负责解释和修订。七、本规范自X年X月X日起执行。附件：XX高等职业技术学院固定资产档案归档范围和保管期限表附件：XX高等职业技术学院固定资产档案归档范围和保管期
11、限一、综合类1、上级有关固定资产的政策、业务管理工作文件30年2、本院固定资产管理的规章制度30年3、资产工作计划、报告、总结、调查材料30年4、本院资产购置计划、报告及经费分配方案30年5、本院资产移交清册及资产仪器报废、调拨报告和批复30年6、本院有关资产业务工作的综合性统计材料30年二、仪器设备项目1、申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）30年2、上级或主管领导批复和准购批示30年3、定购合同（复印件）和会议纪要、记录等30年4、进口设备过程中有关的审批、通关、商务技术文件30年5、开箱记录及装箱单10年6、安装、调试记录和双方签字移交文件保修单10年7、验收报告及文件材料10年8、索赔来往函件及结果文件10年9、设备说明书及全套随机文件材料与设备共存10、使用、检修、故障事故记录（设备履历书）与设备共存11、重大事故的调查分析及处理意见与设备共存12、技术改造和开发过程中形成的技术文件材料与设备共存
