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1、深圳市某某有限责任公司证照管理办法第一章总则第一条为了加强集团证照管理，规范和完善集团证照的办理、保管和使用程序，确保集团依法合规开展生产经营活动有效防范风险，根据集团实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于集团各类证照的管理。下属企业可根据工作实际参照执行。第三条本办法所指的集团证照包括但不限于以下证照：（一）经营类：由政府职能部门办法的企业法人日常运营必备的各种有效证件，如企业法人营业执照、企业法人营业执照（停车场）、税务登记证等。（二）专业资质类：各生产经营许可相关证件、企业与产品资质类证明等，如开户许可证、组织机构信用代码证、经营性停车场许可证、特行许可证、食品经营许可证、食品经营许可
2、证（食堂）、卫生许可证（某某）、卫生许可证（理发店）、卫生许可证（公共浴室、游泳池（室内）、食品卫生许可证、消防验收许可证、消防安全许可证、锅炉使用许可证、医疗机构执业许可证、烟草专卖零售许可证、高危险性体育项目经营许可证等。（三）权证类：由政府职能部门核准或办法的权属证明,包括国土使用权证、房产证、商标证书、专利证书以及其他项权证等。第四条集团证照应遵循“明确职责、严格权限、归口管理、责任到人”的管理原则，确保集团证照管理的有序性、有效性、合理性、合规性、及时性和安全性。第二章工作职责第五条综合管理部是集团证照统一管理部门，负责对证照管理工作进行组织、检查和监督，并对各部门证照管理工作进行指
3、导。第六条根据证照的性质和类别，依据职能定位授权各部门负责相应证照的办理事项。负责证照办理的各部门，其主要职责包括：（一）根据国家相关法律法规与集团生产经营需要，负责按期向相应政府部门或机构提交申请，办理证照的申力、年审、变更、备案和注销等事项；（二）就证照合规性问题发出预警，并提出改进建议与解决方案，确保证照的有效性和合规性；（三）负责收集整理证照办理的申办材料，跟踪办理过程，及时进行结果反馈；（四）负责处理证照办理的其他事项。第七条集团各类证照原则上由综合管理部统一保管，但根据证照用途并结合管理实际，经集团领导同意后，可由综合管理部分别授权其他部门负责相应证照的保存与使用管理。负责证照保管
4、与使用管理的部门，其主要职责包括：（一）负责证照原件（含正本、副本）、电子扫描件的保管；（二）负责所保管证照原件的查询、借阅、借用管理等;（三）负责相应证照复印件与电子扫描件的日常使用管理，包括使用登记与发放工作；（四）负责所保管证照的废止、遗失、损毁、被盗等特殊情况的处理；（五）负责督促证照办理部门及时办理证照的变更、年检、延期、续展等事项。第三章证照办理第八条证照办理部门应安排专人负责证照的申办、补办、年审、换证、变更和注销等工作。第九条证照办理人员应充分掌握国家相关法律法规，从集团生产经营实际出发，及时办理证照事项，确保相应证照的有效性与合规性，保障公司权益与合规运营。第十条证照办理部门
5、应建立证照档案并设立证照办理台账，妥善保存证照办理的相关资料复印件，登记所办理证照的基本信息与申办、注销、变更信息。第十一条证照办理前，证照办理部门应根据工作相关度，就证照办理事项提前通知相应部门及下属企业；对其他部门或下属企业工作产生重要影响的，应在办理前组织协商与评估，共同确定申办方案；办结完毕后应在5个工作日内将办理结果通报相关部门、下属企业。第十二条证照办理事项由经办人提交证照办理申请表，经本部门负责人、分管领导、总经理、董事长审批后方可办理；涉及其他部门业务工作的，应根据重要程度由相应部门负责人、分管领导会签。办理材料涉及法定代表人签署的，按集团审批流程上报审批。证照办理涉及费用事项
6、的，应按集团财务管理相关规定执行；涉及公司设立、注销及公司名称、注册资本、注册地址、法定代表人、经营范围等重大变更事项的，应根据相关法律法规提请集团会议决策程序进行审议通过后办理证照事项。第十三条证照办理完成后，证照办理部门应将证照及相关证明文件原件等，及时交证照保管部门统一存档。第四章证照保管与使用第十四条证照保管部门应设立具体证照保管及使用管理责任人（以下简称：“证照专管员”），专人专柜保管，规范日常使用管理，保证证照保管和使用安全。第十五条证照专管员应建立证照保管台账，登记所管证照的基本信息及使用情况，保存与原件内容相同的复印件和扫描件，作为备份档案管理。第十六条证照专管员应定期清查所保
7、管的证照原件，确保账实相符。第十七条证照专管员因工作需要而调动岗位时，应按照工作交接程序，由移交人和接交人在核对证照清单数目后，签字确认办理证照移交手续。第十八条各部门因业务需要借用证照原件或使用复印件及扫描件，按照审批程序办理原件借用和复印件及扫描件使用手续。具体审批流程如下：（一）证照原件及扫描件借用：借用人需在集团OA系统中填写一般行文呈报表或填写纸质版行文呈报表，在对用证事由进行详细说明后，经部门负责人、分管领导、证照专管员、证照专管员所在部门负责人、证照专管员所在部门分管领导、总经理审批完成后，交由证照专管员办理登记借用手续。（二）证照复印件使用：使用人需在OA系统填写用章审批表填，
8、说明事由后，按规定程序进行审批，审批通过后,提交至证照专管员办理发放手续。第十九条证照专管员应严格按照审批流程执行证照原件、扫描件的借用手续及复印件的使用手续，同时做好证照原件（扫描件）借用登记表的实时登记。扫描件和复印件须在有字处注明使用部门、用途及借用时间，扫描件文件另需添加水印后方可借出，特殊要求须进行备注说明。第二十条集团证照原件借用应及时归还，妥善保管以免遗失，不得私自复印、摘抄、调换、涂改、污损等；因个人行为产生严重后果和影响的，按集团制度追究相应责任。第二十一条证照在借用过程中遗失须立即告知证照保管部门和证照办理部门，及时进行登报声明，并按规定审批重新补办新证照。第五章监督与检查
9、第二十二条综合管理部应为证照办理部门和保管部门提供业务支持，组织每年至少一次证照盘点和使用检查，盘点人员应详细填写证照盘点登记表，同时对证照日常使用登记台账进行不定期抽查，确保证照合规和使用安全。第二十三条未经审批同意，任何部门或个人不得私自复印集团各类证照进行使用，一经发现，将追究主要当事人和其上级领导的责任，因违规使用造成集团损失或不良影响的,集团有权追究主要当事人的法律责任。第二十四条集团证照的办理须在规定期限内完成，如超过规定期限未办理致证照过期的，由经办人员负主要责任，经办人员上级领导负连带责任。第二十五条集团证照办理和使用应严格遵守审批程序，不得越权决定证照的申办、变更、年检、注销、其他用途等事项，因违规造成损失或不良影响的，追究监管责任人以及主要当事人的责任。第六章附则第二十五条本办法由综合管理部负责解释。第二十六条本办法自颁布之日起施行。
