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1、职业技术学院党政公文处理办法目录第一章总则第二章公文种类第三章公文格式第四章行文规则第五章发文办理第六章收文办理第七章公文管理第一章总则第一条职业技术学院党政公文（以下简称学院公文）是 学院党政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和 规范体式的文书，是传达贯彻党的路线方针政策，指导、布 置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。第二条为了适应工作需要，推进公文处理工作科学化、 制度化和规范化，根据中办、国办党政机关公文处理工作 条例和高教学院公文处理细则（试行）规定，结合学 院实际，制定本办法。第三条本办法适用于学院党政、工团机关公文处理。第四条学院公文处理工作包括公文拟制、办
2、理、管理、 归档等环节。公文处理要实事求是、准确规范、精简高效、 安全保密。第五条党政办公室负责学院公文处理工作，指导和督促 检查院内各职能部门、教学（附属）单位和党群组织的公文 处理工作。第六条学院公文实行归口管理制度，由党政办公室统一 办理收文、发文、立卷、归档和销毁。学院各部门、各单位 要加强组织领导，健全制度规范，明确主要负责人主管、办 公室主任负责、专任文秘人员具体处理公文的工作机制。第二章公文种类第七条学院机关常用公文种类主要有决定、通告、意见、 通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、纪要等11种。1.决定。用于对重要事项作出决策和安排。2 .通告。适用于在一定范围内公布应当遵守
3、或者周知的 事项。3 .意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。4 .通知。用于发布规章制度、任免干部，传达上级机关 的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机 关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者 周知的事项。5 .通报。用于表彰先进、批评错误，传达重要精神、交 流重要情况。6 .报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建 议，答复上级机关的询问。一般用于上行文。7 .请示。适用于向上级机关请求指示、批准。一般用于 上行文。8 .批复。适用于答复下级机关请示事项。9 .规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束 力的行为规范。10 .函。适用于不相隶属机关之
4、间商洽工作、询问和答 复问题、请求批准和答复审批事项。一般用于平行文。I1.纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。第三章公文格式第八条学院公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程 度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、 正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、 附件、抄送机关、印发机关和印发日期、二维条形码、页码 等组成。1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份 号。一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第 一行。2,密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉 密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘 密”和保密期限。一般用3号黑体字
5、，顶格编排在版心左上 角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。3 .紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程 度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当 分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需 标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角； 如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、 密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。紧急电报紧急程度办结时限：“特提”的4小时办结， “特急”的6小时办结，“加急”的8小时办结，“平急” 的24小时办结。在特殊情况下，也可以标明“在X日X时 送达“。紧急程度在公文左上角标注。公文标题内有“紧急”
6、 二字的，如“关于*紧急通知”，也应视同急件处理。按办理的紧急程度划分，公文分为特急公文（特急）、 加急公文（急件）、常规公文（平件）。特急公文，是指事 关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理 的公文。特急公文一般应在4小时内办结。加急公文，一般 也是涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文，一般 应在12小时内办结。常规公文，是指可以按正常速度形成、 运转和办理的公文。但常规公文也要及时办理。4 .发文机关标志。由发文机关全称加“文件”二字组成。 联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也 可以单独用主办机关名称。5 .发文字号。由公文发文代字、年份、发文顺序号组成
7、。联合行文时，使用主办机关的发文字号。公文代字组成：发 文机关（简称）+字（函或发），分别区别于上行文、平行 文、下行文。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、 发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号 “）”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1 不编为01）,在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字 号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。学院发文机关名称及公文代字是：*学院党委、学院、党委办公室、院长办公室代表党委、 学院对外、对内行文。纪委、工会、团委可以制定文头，学院党政办公室审核、 备案，按规定代字向本系统行文。学院直属单位不得以学院名义对外行
8、文。因工作需要确 需以学院名义对外行文的，需经学院领导批准，使用学院发 文字号。6 .签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人” 三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发 文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字， 签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序 从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名， 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。7 .标题。由发文机关名称、事由和文种组成。8 .主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、 规范化简称或者同类型机关统称。标题下空一行，用三号仿 宋体字左侧顶格，回行继续顶格。主送部门
9、不止一个时，每 个或每类机关间用标点分隔。最后一个主送部门名称后标全 角冒号。9 .正文。公文的主体，用来表述公文的内容。10 .附件说明。公文附件的顺序号和名称。11 .发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。12 .成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的 日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成 文日期右空4字。13 .印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机 关印章，并与署名机关相符。加盖印章应上距正文一行之内， 端正、居中下压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套 方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时, 采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
10、当联合行文 需加盖两个印章时，主办部门印章在前，两印章间互不相交 或相切，相距不超过3mm,并注意排列整齐。有特定发文机 关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。当公文排版后 所剩空白处不能容下印章位置，使公文生效标识不能与正文 同处一页时，应通过调整公文的行间距、页边距等措施，使 二者同处一页。不得采用将生效标识单独放在一页并在其左 上方标写“此页无正文”的方法解决。14 .附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。15 .附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。16 .抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内 容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型 机关统称。17 .印发机
11、关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。18 .条形码。由发文机关代码+年份+顺序号，由软件自 动产生。19 .页码。公文页数顺序号。第九条公文版式1.版式。按照党政机关公文格式(GB/9704-2012) 国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单 位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。2,用纸幅面。采用国际标准A4型。特殊形式的公文用 纸幅面，根据实际需要确定。3 .页边距与行间距。上35mm,下30mm,左27mm,右27mmo 公文行间距应在25至30磅之间，推荐使用28磅，字间采 用标准间距。行间距为28磅时，在公文首页发文字号距页 面首行空出5至6行间距。公文标题分
12、多行排布时，行间距 推荐使用32磅。4 .标题。一般用2号小标宋体字，编排于页面顶端下空 二行位置，分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完 整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯 形或菱形。5 .正文。一般用3号仿宋GB2312体字，编排于主送机 关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。6 .文中结构层次。序数依次可以用“一、” “（一）” “1.” “（1） ”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷 体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。7 .附件。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字， 后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字 标注附件顺序号（如“附件：1.
13、XXXXX”）；附件名称后不 加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名 称的首字对齐。8 .页码。均使用4号半角数码，字体为宋体，置于版心 下边缘下1行，数码左右各放4号一字线居中排列。首页不 显示页码。9 .装订。学院公文统一在左侧用两个订书钉装订（特殊 文件另作要求），装订要整齐规范。不得在文件的上方或左 上角、右上角装订，或只在文件的左侧订一个订书钉。第四章行文规则第十条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可 操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得 越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过 的机关。第十一条上行文。向上级机关行文，应当遵循以下规则
14、:1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上 级机关和同级机关，不抄送下级机关。2,学院各处室（教学单位）向省委高教工委、业务主 管等上级机关请示、报告事项，应当经学院同意或者授权, 主要领导签发。3 .各处室（教学单位）如需以学院名义向上级机关的请 示、报告事项，应当按照学院意见上报，不得原文转报。4 .请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹 带请示事项。5 .除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名 义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向 上级机关报送公文。6 .受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送 另一个上级机关。第十二条下行文。向下级机关（
15、单位）行文，应当遵循 以下规则：1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应 当同时抄送发文机关的直接上级机关。2.党委办公室、院长办公室根据党委、学院授权，可以 向各党工委、党总支、部门和教学单位行文。3,学院各处室（直属单位）不得向各党工委、党总支发 布指令性公文或者在公文中向各党工委、党总支提出指令性 要求；学院各处室（直属单位）在各自职权范围内可以向各 教学单位的相关部门行文。4 .涉及学院多个处室职权范围内的事务，处室之间未协 商一致的，不得行文。第十三条平行文。学院向不相隶属单位之间商洽工作、 询问和答复问题、请求批准和答复事项，使用函文种、商洽 语气。第五章发文办理第十四条
16、发文办理包括公文的起草、审核、签发等程序。第十五条起草。公文起草应当做到：1.符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准 确体现学院党委、学院或党政领导的意图，符合文书处理工 作规则。5 .一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施 和办法切实可行，具有针对性和可操作性。6 .文风朴实，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严 谨，表述准确，文字精练。论述要紧扣主题，层次清晰、条 理分明，详略得当、重点突出。7 .文章层次序数符号要规范统一，一般第一层为“一、”， 第二层为“（一）”，第三层为“1.，第四层为“（1） ”。5,用词的内涵和外延要与所表达的意图一致，避免产生 歧义。8 .引用的人名、地
